Межотраслевые системы документации

Создание и использование межотраслевых систем документации связано, главным образом, с решением задач интегрированной обработки и обмена управленческой информацией в условиях взаимодействия информационных систем общегосударственного уровня. Кроме того, унификация документации на межотраслевом уровне позволяет реализовать разработки типовых АИС, в том числе и типовых АБИС, а также решить вопросы информационной совместимости в условиях корпоративного взаимодействия. Учитывая глобальный характер внедрения средств автоматизации, разработка межотраслевых систем способствует распространению единых нормативных требований к документированию работ по созданию АИС независимо от сферы их применения и специфики автоматизируемых функций.

К числу важнейших межотраслевых систем документации, используемых при проектировании АБИС, относятся: системы управленческой документации, Единая система конструкторской документации, Единая система технологической документации, Система документации на АС, Единая система программной документации.

Управленческие документы составляют ядро документации любой организации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческий документ является разновидностью непубликуемых документов.

Управленческий документ - документ, предназначенный для принятия или исполнения непосредственных управленческих решений, который содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности

Совокупность управленческих документов называют управленческой документацией.

Управленческие документы, функционирующие в организации, представлены комплексом систем управленческой документации. Анализ профессиональной литературы показывает, что существуют различные подходы к выделению видов систем управленческой документации. Следует заметить, что документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование вида деятельности, а также той или иной управленческой функции. В связи с этим наиболее важными признаками при выделении систем управленческой документации являются вид деятельности и выполняемые функции.

В зависимости от вида деятельности различают такие системы управленческой документации, как: система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации; система банковской документации; система документации по материально-техническому снабжению; система налоговой документации; система торговой документации; система документации по личному составу. Использование данных систем документации осуществляется в ходе автоматизации деятельности таких структурных подразделений библиотечно-информационного учреждения, как: отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения и т. п., то есть не связанных с библиотечно-информационным производством.

В связи с этим при создании и функционировании АБИС приоритетным является рассмотрение систем управленческой документации, выделенных в зависимости от выполняемых функций. К их числу относятся:

  • • Система организационно-правовой документации.
  • • Система распорядительной документации.
  • • Система плановой документации.
  • • Система отчетной документации.
  • • Система справочно-информационной документации.
  • • Система справочно-аналитической документации.

Сравнительная характеристика данных систем управленческой документации представлена в Приложении 8.

Унифицированные формы документов, входящих в состав рассмотренных в Приложении 8 систем управленческой документации, отражены в ОКУД и имеют соответствующие кодовые обозначения.

В ходе проектирования, эксплуатации и модернизации АБИС системы управленческой документации используются для решения различных задач. Так, в ходе предпроектного обследования организационноправовые документы выступают в качестве источников получения информации об организационно-функциональной структуре объекта автоматизации, особенностях его функционирования. Создание распорядительных документов является обязательным условием обеспечения решения текущих вопросов, связанных с необходимостью принятия управленческих решений и реализацией организационных мероприятий в ходе проектирования, внедрения, эксплуатации и модернизации АБИС. Организация проектных работ, их координация и анализ выполнения требуют формирования плановой и отчетной документации. Справочноинформационные и справочно-аналитические документы позволяют оперативно регулировать текущие вопросы, обеспечивать взаимодействие между разработчиками и заказчиками на всех стадиях и этапах создания АБИС. Кроме того, управленческие документы могут быть объектом анализа (в ходе предпроектного обследования), а также они могут рассматриваться с позиций их формирования в условиях АБИС (то есть быть объектом проектирования).

При проектировании информационного обеспечения АБИС следует учитывать требования нормативных документов, определяющих структуру, правила оформления управленческих документов. В частности, состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Следует заметить, что с 01.07.2018 г. взамен данного стандарта вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Требования к текстовым и графическим документам (в том числе электронным документам) устанавливаются стандартами Единой системы конструкторской документации.

Конструкторская документация

(по ГОСТ 2.001-2013) - совокупность конструкторских документов, содержащих данные, необходимые для проектирования (разработки), изготовления, контроля, приемки, поставки, эксплуатации, ремонта, модернизации, утилизации изделия

В соответствии с ГОСТ 2.001-2013 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие положения», «ЕСКД - комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные правила, требования и нормы по разработке, оформлению и обращению

конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия». ГОСТ 2.001-2013 вводятся понятия «конструкторская документация» и «конструкторский документ».

Конструкторский документ (по

ГОСТ 2.001-2013) - документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи

К конструкторским документам относятся графические, текстовые, аудиовизуальные (мультимедийные) и иные документы, установленные стандартами ЕСКД, содержащие информацию об изделии, необходимую для его проектирования, разработки, изготовления, контроля, приемки, эксплуатации, ремонта (модернизации) и утилизации.

Виды конструкторских документов устанавливаются ГОСТ 2.102-2013 «ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов».

В контексте решения вопросов проектирования информационного обеспечения АБИС использование стандартов ЕСКД связано с тем, что они устанавливают правила, требования и нормы по разработке, оформлению и обращению как конструкторской документации, так и нормативной, технологической, программной документации, а также научно-технической и учебной литературы в той части, в которой стандарты ЕСКД могут быть применимы для них и не регламентируются другими нормативными документами. Таким образом, при проектировании форматов входных и выходных документов АБИС необходимо ориентироваться на требования стандартов ЕСКД к оформлению текстовых и графических документов. В частности, требования к форме, размерам, номенклатуре реквизитов, порядку заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней в конструкторских документах устанавливает ГОСТ 2.104-2006 «ЕСКД. Основные надписи».

По сути данный ГОСТ отражает общие требования ко всем видам конструкторских документов, то есть задает модели построения конструкторских документов (текстовых, графических). Пример основной надписи приведен на рисунке 9.

Рисунок 9. Основная надпись для текстовых документов

Требования к структуре текстовых документов, обозначению структурных элементов, изложению текста, использованию условных буквенных обозначений, изображений или знаков, формул, введению ссылок на нормативные документы, оформлению таблиц, иллюстраций, приложений и т. п. содержит ГОСТ 2.105-95 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам». Конкретизирует требования к текстовым документам с точки зрения формы и правил выполнения ГОСТ 2.106-96 «ЕСКД. Текстовые документы».

Общие требования к графическим документам установлены рядом стандартов ЕСКД, среди которых необходимо отметить следующие: ГОСТ 2.316-2008 «ЕСКД. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения», ГОСТ 2.305-2008 «ЕСКД. Изображения - виды, разрезы, сечения», ГОСТ 2.701- 2008 «ЕСКД. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению».

При создании электронных документов следует ориентироваться на требования ГОСТ 2.051-2013 «ЕСКД. Электронные документы. Общие положения», ГОСТ 2.058-2016 «ЕСКД. Правила выполнения реквизитной части электронных конструкторских документов».

На разных этапах жизненного цикла АБИС формируется и используется технологическая документация. Требования к ней регламентируются в рамках Единой системы технологической документации. В соответствии с ГОСТ 3.1001-2011 «Единая система технологической документации. Общие положения», ЕСТД - это комплекс межгосударственных стандартов и рекомендаций, устанавливающих взаимосвязанные правила и положения по порядку разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении, контроле, приемке и ремонте (модернизации) изделий.

Технологический документ (по

ГОСТ 3.1109-82) - графический или текстовый документ, который отдельно или в совокупности с другими документами определяет технологический процесс или операцию изготовления изделия

Установленные в межгосударственных стандартах Единой системы технологической документации правила и положения распространяются на все виды технологических документов, научно-техническую и учебную литературу в той части, в которой они могут быть для нее применены.

Виды технологических документов устанавливаются ГОСТ 3.1102-2011 «ЕСТД. Стадии разработки и виды документов. Общие положения».

Так же как и в ЕСКД, в рамках Единой системы технологической документации общие требования к структуре технологических документов задаются основной надписью, которая регламентируется ГОСТ 3.1103-2011 «ЕСТД. Основные надписи. Общие положения». Данный стандарт устанавливает состав, размеры, формы, правила оформления и расположения информационных блоков основной надписи и поля подшивки в формах технологических документов, а также номенклатуру реквизитов (атрибутов) и правила указания их значений в информационных блоках.

Основная надпись в ЕСТД предназначена для указания назначения и области применения документа (комплекта документации, комплекта документов на технологический процесс или операцию) и для соответствующего оформления. Основная надпись представлена в виде информационных блоков:

  • - БЛОК 1 (Б1) - блок адресной (поисковой) информации;
  • - БЛОК 2 (Б2) - блок состава исполнителей;
  • - БЛОК 3 (БЗ) - блок внесения изменений;
  • - БЛОК 4 (Б4) - блок дополнительной информации;
  • - БЛОК 5 (Б5) - блок вспомогательной информации;
  • - БЛОК 6 (Б6) - блок вида и назначения документа.

В зависимости от назначения и способа выполнения документа блоки основной надписи могут иметь различные формы, например, Б1 ф 1, Б1ф2, Б1 фЗ, Б1ф4 и т. д. Пример основной надписи на технологических документах приведен на рисунке 10.

Расположение графических изображений блоков основной надписи на документах (на примере форм документов формата Л4 с вертикальным расположением поля подшивки)

Рисунок 10. Расположение графических изображений блоков основной надписи на документах (на примере форм документов формата Л4 с вертикальным расположением поля подшивки)

ГОСТ 3.1103-2011 также установлен состав реквизитов технологических документов с точки зрения их обязательности, в том числе дифференцированно для электронных документов и документов на бумажном носителе. Общие требования к оформлению текстовых и графических технологических документов регламентируются следующими стандартами:

  • • ГОСТ 3.1127-93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов;
  • • ГОСТ 3.1128-93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов;
  • • ГОСТ 3.1130-93 ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов;
  • • ГОСТ 3.1105-2011 ЕСТД. Формы и правила оформления документов общего назначения;
  • • ГОСТ 3.1129-93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции.

Таким образом, использование рассмотренных межотраслевых систем документации при создании и эксплуатации АБИС позволяет обеспечить проектирование совместимых форматов входных и выходных документов, документирование проектных решений в соответствии с нормативными требованиями, снижение временных и трудовых затрат на разработку системы документации АБИС. Система документации на АС и Единая система программной документации рассмотрены в параграфе 5.5 учебника.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >