Управление проектом создания, продвижения и реализации экскурсионного продукта

Создание новой экскурсии — сложный и длительный процесс, требующий участия команды профессионалов разных сфер деятельности, экскурсоводов, менеджеров туризма, маркетологов, юристов, финансистов, психологов, программистов и других специалистов.

Предприятия, внедрившие проектный подход, поставляют новые туристские предложения на рынок быстрее, чем их конкуренты, сокращая сроки и выполняя важнейшие обязательства более надежно, чем когда-либо.

Управление проектом может быть успешно применено, как правило, для выполнения одноразового задания, определяемого условиями единственного, определенного конечного результата и большим размером и комплексностью по сравнению с теми задачами и действиями, которые организация раньше достаточно успешно выполняла[1]. Именно такие характеристики присущи процессу формирования нового продукта на туристском рынке.

Разработкой нового продукта в индустрии туризма успешно занимаются те туристские компании, которые установили формальные процедуры для разработки, точнее — это крупные корпорации, имеющие системные программы разработки туристского продукта.

Разработка нового продукта происходит в несколько этапов. Сначала компании формулируют стратегию разработки туристского и (или) экскурсионного продукта, которая, в свою очередь, включает инновацию продукта, т. е. установление вида требуемого продукта, модификацию уже существующих продуктов, а также распределение ресурсов для создания продукта.

После определения стратегии начинается этап генерации идей. Многие фирмы для этого используют такие инструменты, как мозговая атака, матрицы поиска, морфологический анализ и др. Затем идеи превращаются в концепции, которые проходят обсуждение у потенциальных клиентов и утверждаются.

Следующий этап разработки продукта — это бизнес-анализ, когда прогнозируются первоначальные и повторные продажи, планируются цены и предполагаемая прибыль. Далее создается сам продукт, который проходит предварительное испытание на прочность. Этот этап дорогостоящий, требующий много времени и усилий.

Если не отвергается новый экскурсионный продукт в стратегическом плане, в деятельности фирмы наступает этап коммерциализации нового туристского продукта, т. е. внедрение на рынок. Некоторые компании привлекают венчурные предприятия, создают отделы нового продукта или держат в своем штате менеджеров по новым продуктам, которые оценивают и учитывают реакцию и ответные действия со стороны конкурентов.

Между генерацией идей и этапом воплощения их в жизнь и размещения туристского продукта на рынке часто проходит несколько лет. А это означает, что изменения в экономических, политических и других условиях могут преобразовать рынок и тем самым привлекательность разработанного продукта.

К числу наиболее часто применяемых и необходимых направлений повышения уровня квалификации туроператоров и турагентов следует отнести «управление проектами» — Project Management.

Проект является временным предприятием (усилием), предназначенным для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Временный характер организации проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение.

Управление проектами состоит в приложении знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, которые предъявляются к проекту.

Управление проектами состоит из пяти групп процессов, объединенных между собой:

> инициализация;

> планирование;

> исполнение;

> мониторинг и контроль;

> завершение.

Для эффективного управления проектами в сфере туризма необходимо учитывать ряд отличительных особенностей экскурсионного продукта.

В широком смысле экскурсионный продукт является не экономическим благом, которое предназначено для обмена, а обладает товарной природой. Особенностью экскурсионного продукта является то, что он может быть потреблен только в месте производства туристских услуг.

Управление проектами предусматривает саму разработку технологии составления экскурсионного продукта. Экскурсионный продукт как товар характеризуется потребительской стоимостью, т. е. степенью способности удовлетворять рекреационные потребности туристов. Полезность продукта определяется его ценностью для экскурсанта.

Поэтому при проектировании тура необходимо учитывать целевую аудиторию потребителей.

Проект по определению должен содержать следующие данные: дату, время, когда зрелая стадия жизненного цикла тур- продукта будет работать на полную мощность; дату, когда головная компания возьмет на себя оперативное управление приоритетным предприятием, или дату, когда новый турпро- дукт поступит в сеть продаж по всей стране или отдельному региону.

Проектный менеджмент, или управление проектами, усиливает логическое приближение к новым изменениям решений и сокращает управленческую работу до разумного предела.

С точки зрения вовлеченных в него людей и организационных усилий, проект может быть изображен на временном графике в виде волнообразной кривой, постепенно растущей до высшей точки и резко падающей в конечном результате. На рис. 4.2 отражена модель управления проектом создания экскурсионного продукта.

Жизненный цикл проекта включает следующие этапы: концептуальный (начальный), проектирование продукта, разработка продукта и получение готового экскурсионного продукта.

На начальном этапе проекта происходит сбор и анализ исходных данных, выявляются потребности в проекте, формулируются цели проекта, подготавливаются основные требования к проекту, определяются участники проекта и необходимые ресурсы для его реализации, формулируется концепция проекта, которая затем утверждается.

На втором этапе проектирования экскурсионного продукта происходит формирование самой команды разработчиков проекта, развитие и конкретизация предложенной концепции, определяется структура туристского продукта, и затем выполняется разработка сметы реализации турпродукта.

Модель управления проектом экскурсионного продукта

Рис 4.2. Модель управления проектом экскурсионного продукта

На третьем этапе происходит оперативное планирование работ, контроль за выполнением всего хода работ, разработка соответствующих технологических процессов выполнения продукта, устанавливаются деловые контакты, происходит юридическое оформление хозяйственных связей, рассчитываются показатели качества экскурсионного продукта, калькулируется цена продукта.

На четвертом этапе выполняется планирование самого процесса завершения проекта, апробация завершенного турпродукта, подготавливается необходимая инструктивно-нормативная документация для всех участников проекта и затем производится реализация полученного турпродукта на рынке.

Полученный экскурсионный продукт является товаром и обладает своим жизненным циклом, длительность которого определена рынком и зависит от спроса потребителей.

В процессе подготовки новой экскурсии выделяют этапы[2]:

  • 1) определение цели и задач экскурсии;
  • 2) выбор темы;
  • 3) определение источников экскурсионного материала;
  • 4) отбор и изучение экскурсионных объектов;
  • 5) составление маршрута экскурсии;
  • 6) объезд или обход маршрута;
  • 7) подготовка текста экскурсии;
  • 8) комплектование «портфеля экскурсовода»;
  • 9) прием (сдача) экскурсии и утверждение экскурсии.

При подготовке экскурсии основная задача — из множества

объектов отобрать самые интересные по внешнему облику и той информации, которую они несут, поскольку правильный отбор объектов, их количества, последовательность показа влияют на качество и эффективность экскурсии.

В ходе подготовки новой экскурсии больше внимания следует уделить изучению объектов на месте, в их естественной обстановке. Необходимые исходные данные дает изучение объектов по источникам — книгам, альбомам, фотографиям. Встреча с экскурсионным объектом непосредственно на месте его расположения, изучение различных его сторон позволяют экскурсоводу в будущем при работе с группой свободно ориентироваться у памятника, квалифицированно вести его показ.

Отбор объектов заканчивается составлением карточки (паспорта) на каждый из них. Данные карточки используются как для конкретно разрабатываемой темы, так и для будущих экскурсий.

Экскурсионная деятельность становится одной из важнейших составляющих туристского продукта. Почти все виды туров предусматривают экскурсии — экологические, этнографические, историко-культурные, военно-исторические, искусствоведческие.

Этот этап подготовки экскурсии помогает творческой группе более организовано и осмыслено осуществлять свою деятельность. Цель экскурсии — это то, ради чего будет проводиться будущая экскурсия. Выделяют следующие цели:

•S патриотическое воспитание;

^ расширение кругозора;

S привить уважение к другому народу, культуре и обычаям.

Определение цели является очень важным этапом в разработке новой экскурсии, потому что, поставив четкую цель, можно более четко определиться с темой экскурсии. Выбор темы напрямую зависит от спроса потребителей или индивидуального заказа. Тема экскурсии является связывающим звеном в подборе объектов, т. е. она объединяет объекты в единое целое. Для большей раскрываемости темы экскурсии необходимо правильно подобрать материал (литературу, схемы, фотографии).

В процессе разработки новой экскурсии составляется список библиографии, состоящий из книг, журналов, газет и брошюр. Список необходим для того, чтобы оказать помощь экскурсоводам в написании текста и оценить объем работы с источниками. Весь перечень литературы размножается для удобства работы группы. В списке называются автор, название, год издания, а также главы, разделы, страницы. Главным источником является архив.

Кроме письменных источников используются и такие источники получения информации, как фильм о каком-либо объекте. Иногда, если есть такая возможность, берут интервью у родственников человека, имеющего отношение к данному объекту, или у очевидцев какого-либо события.

После того как были выбраны источники информации творческая группа переходит к следующему очень важному этапу, а именно — к выбору объектов показа. От правильности подбора объектов зависит то, насколько хорошо будет воспринята экскурсия экскурсантами. Задачей экскурсоводов на данном этапе является отбор наиболее интересных объектов, отвечающих выбранной теме и поставленной цели.

В качестве объектов могут выступать:

S природные объекты — парки, леса, водоемы;

^ здания и сооружения — мавзолеи, памятники, церкви, старинные постройки;

S памятники археологии — захоронения, древние поселения, каналы, городища.

Этот этап заканчивается составлением карточки объектов.

На основе отобранных объектов показа составляется маршрут экскурсии. Он представляет собой наиболее удобный путь следования экскурсионной группы согласно выбранной теме. Одной из задач маршрута является раскрытие наиболее полно темы экскурсии. Маршрут должен отвечать требованиям безопасности, быть логичным. Расстояния от одного объекта до другого не должны быть слишком большими, время переезда не более 15 мин. Возле объекта должна находиться смотровая площадка, благоустроенная парковка, санитарная зона.

В экскурсоведении выделяют три вида построения маршрута: хронологический, тематический и тематико-хронологический. На экскурсии, в которой используют хронологический маршрут, объекты выстраиваются в соответствии с проживанием человека какого-либо этапа или в соответствии с ходом каких-либо действий. Примером может служить экскурсия, посвященная жизни и творчеству А. С. Пушкина. По тематическому принципу построены экскурсии, связанные с раскрытием определенной темы в жизни человека или города. Последний вид используется при проведении обзорных экскурсий. Хронология соблюдается только при раскрытии подтемы. Рекомендуется разрабатывать несколько вариантов движения группы, учитывая особенности города.

После составления маршрута экскурсии экскурсоводы переходят к этапу объезда маршрута. В этой процедуре принимают участие представители творческой группы, экскурсовод, водитель, руководитель экскурсионного бюро. При совершении объезда ставятся задачи[3]:

  • 1) ознакомиться с улицами, площадями, по которым проложен маршрут;
  • 2) уточнить место расположения объекта и место предполагаемой остановки;
  • 3) освоить подъезд на автобусе к объектам или местам стоянок;
  • 4) провести хронометраж времени, необходимого для показа объектов, их словесной характеристики и передвижения автобуса (пешеходной группы), а также уточнить продолжительность экскурсии в целом;
  • 5) проверить целесообразность использования намеченных объектов показа;
  • 6) выбрать лучшие точки для показа объектов и варианты расположения экскурсионной группы;
  • 7) выбрать методику ознакомления с объектом;
  • 8) в целях безопасности передвижения туристов по маршруту выявить потенциально опасные места и принять меры.

Далее составляется контрольный текст экскурсии. Он призван раскрыть все подтемы, входящие в экскурсию, определить тематическую направленность, сформировать определенную точку зрения на события и факты. Краткость, четкость формулировок, необходимое количество фактического материала, наличие информации по теме, полное раскрытие темы, художественно-публицистический стиль написания — это основные требования к тексту.

Далее проектная группа приступает к формированию «портфеля экскурсовода». Необходимо сначала разобраться, что означает данный термин. «Портфель экскурсовода» — это условное наименование комплекта наглядных пособий, используемых в ходе проведения экскурсии. Эти пособия обычно помещаются в папке или небольшом портфеле.

Одной из задач «портфеля экскурсовода» является восстановление недостающих звеньев экскурсии, показ первоначального облика объекта или будущего. В него входят фотографии, схемы, макеты, муляжи, копии документов, рисунки, образцы продукции, географические карты. Содержание портфеля основывается на тему экскурсии.

Последующим этапом в работе творческой группы будет выбор методических приемов проведения экскурсии. Работая над этим этапом, экскурсоводы отбирают наиболее эффективные методы показа и рассказа, которые, в свою очередь, зависят от аудитории и времени проведения экскурсии. Также здесь проводится работа над определением приемов сохранения внимания и активизации процесса восприятия экскурсионного материала.

Следующее, над чем начинают работать экскурсоводы, — это выбор техники ведения экскурсии. Она представляет собой все организационные моменты экскурсионного процесса. К организационным моментам относят: выход экскурсантов из автобуса, место остановки автобуса, скорость движения автобуса на определенных участках маршрута, знакомство экскурсовода с группой, расстановка экскурсионной группы у объекта, ответы на вопросы экскурсантов, движение группы у объекта, средства показа. Эти моменты записываются в графу методической разработки «Организационные указания».

Определив технику ведения экскурсии, начинают работать над составлением методической разработки. Итак, методическая разработка — это документ, который определяет, как провести данную экскурсию, как лучше организовать показ памятников, какую методику и технику ведения следует применить, чтобы экскурсия прошла эффективно. Она излагает требования экскурсионной методики с учетом особенностей демонстрируемых объектов и дисциплинирует экскурсовода. Она отвечает следующим требованиям:

^ подсказать экскурсоводу пути для раскрытия темы;

S дать экскурсоводу наиболее эффективные методические приемы показа и рассказа;

?S содержать четкие рекомендации по вопросам организации экскурсии;

^ соединять показ и рассказ в единое целое.

Методическая разработка состоит из трех частей: вступления, основной и заключительной части. Вступление и заключительная части оформляются в виде краткого плана, а основная часть в виде таблицы из семи граф-колонок.

Вступление:

— познакомиться с группой, представив себя и водителя;

  • — напомнить правила поведения на улице, в автобусе, при выходе из автобуса;
  • — назвать тему экскурсии;
  • — охарактеризовать маршрут экскурсии.

Заключение:

  • — подвести итоги экскурсии;
  • — сделать вывод по теме экскурсии;
  • — предложить экскурсантам задать интересующие их вопросы по теме экскурсии.

Одним из важнейших этапов в разработке новой экскурсии является составление индивидуального текста экскурсовода. Экскурсоводы составляют его самостоятельно и в основу для него берут контрольный текст, разработанный творческой группой. Индивидуальный текст отличается от контрольного тем, что он построен в соответствии с методической разработкой, материал идет в той последовательности, в которой идут объекты и имеет четкое деление на части. В процессе ведения экскурсии экскурсовод может пользоваться индивидуальным текстом. Для удобства его переносят на специальные карточки, где записываются краткие данные об объекте, основные мысли рассказа, отдельные цитаты, исторические даты.

Особо важным элементом в экскурсии является логический переход. Хорошо составленный логический переход придает экскурсии стройность, дает гарантию того, что следующая подтема будет воспринята с интересом. Часто в экскурсиях пользуются формальными переходами. «Формальным называется такой переход, который не связан с содержанием экскурсии и не является “переходным мостиком” от одной части экскурсии к другой» (например, «Теперь мы пройдем немного дальше...»). Такие переходы необходимы, если расстояние от одного объекта к другому очень маленькое. Более эффективен логический переход, связанный с темой. Он может начаться до передвижения группы к следующей остановке или закончиться возле объекта. Он диктуется содержанием темы экскурсии и особенностями объекта. Длительность перехода обычно равна длительности перехода от объекта к объекту.

После написания индивидуального текста начинается подготовка заключительных этапов. Один из них — прием (сдача) экскурсии. Он поручается руководителю творческой группы, также в этом процессе участвуют члены творческой группы и методического отдела, руководитель экскурсионного учреждения и руководители других секций. Прием (сдача) экскурсии проводится в форме творческой дискуссии, обмена мнениями и исправления недочетов. Участники должны быть предварительно ознакомлены с контрольным текстом, методическими разработками, схемой маршрута, списком литературы.

Последним этапом в разработке экскурсии является утверждение экскурсии. При положительном заключении о контрольном тексте и методических разработках, а также при расчете стоимости и определения нормы прибыли руководителем экскурсионного бюро издается приказ об утверждении новой экскурсионной темы и списка экскурсоводов, допущенных до ее проведения.

Таким образом, составление новой экскурсионной темы, безусловно, занимает много времени. В этом процессе все этапы взаимосвязаны и один этап вытекает из другого. Если какой-либо этап будет выполнен некачественно, то это повлияет на качество всей экскурсии. Эта деятельность считается завершенной, когда будут готовы все необходимые документы.

  • [1] Квартальное В. А. Стратегический менеджмент в туризме: современныйопыт управления. М. : Финансы и статистика, 1999.
  • [2] Емельянов Б. В. Экскурсоведение.
  • [3] Кулаева К. В. Экскурсионная деятельность: теоретические и методологические основы.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >