МЕТОДЫ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ДИСКУССИЙ В ЦЕЛЯХ ВЫРАБОТКИ ОБЩЕГО РЕШЕНИЯ

Понятие и классификация дискуссий

Деловая дискуссия — это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников.

Дискуссия предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений. Благодаря правильному ведению дискуссий можно добиться решения многих спорных вопросов и принять оптимальные управленческие решения.

Почти каждое предприятие или фирма обсуждает деловые вопросы на заседаниях групп или комиссий. Многие деловые собрания и совещания также проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.

Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует перед аудиторией. Целью такой дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. В групповой дискуссии в качестве оппонентов могут участвовать от трех до десяти человек, не считая ведущего. Основное коммуникативное средство — диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении.

Приглашенные для дискуссии специалисты обычно сидят полукругом, лицом к аудитории, а ведущий — в центре. Такая организация пространственной среды позволяет каждому участнику групповой дискуссии видеть и слышать друг друга как можно лучше.

Очень важно, чтобы участники дискуссии были хорошо подготовлены, имели при себе статистические данные, необходимые материалы. Большое значение имеют их манера выступления, культура речевой коммуникации, а также стиль ее демонстрации: непринужденно, в оживленной манере, точно формулируя вопросы и лаконично комментируя ответы или краткие замечания.

Целесообразно, чтобы участники называли друг друга по имени и отчеству. Аудитория, наблюдающая дискуссию, должна быть постоянно в центре внимания выступающих людей, с ней необходимо поддерживать не только невербальный, но и вербальный контакт. Ведущий дискуссию регулирует ее ход, все процедуры, представляет тему и выступающих участников, следит за регламентом, руководит обменом мнениями, произносит заключительное слово.

Частным видом дискуссий следует считать деловой спор.

Деловой спор как вид коммуникации широко применяется при обсуждении разногласий, в ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому вопросу. Большинство специалистов квалифицируют спор как процедуру, в которой один доказывает, что какая-то мысль верна, а другой — что она ошибочна. На практике зачастую споры ведутся в неупорядоченных, неорганизованных формах, а также при несоблюдении общепринятых правил и принципов.

Технология ведения деловой дискуссии:

Выделяют следующие этапы деловой дискуссии.

• 1. Вступление в контакт.
• 2. Постановка проблемы (что обсуждается, зачем, в какой степени нужно решить проблему, какова цель дискуссии).
• 3. Уточнение предмета общения и предметных позиций (мнений) участников.
• 4. Выдвижение альтернативных вариантов.
• 5. Конфронтация участников.
• 6. Обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства.
• 7. Установление согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения.

Прежде чем приступать к дискуссии, следует обратить внимание на следующие аспекты проведения деловых дискуссий.

Определение целей и темы дискуссии. На этом этапе выбирается предмет обсуждения и дается описание желаемого результата. Чем четче, понятнее задан предмет, тем продуктивнее будет дискуссия. «Давайте сначала определимся с понятиями, поймем, что мы обсуждаем» — это не формат дискуссии. В лучшем случае — разговоры накануне. У всех участников к моменту начала разговора должно быть четкое понимание предмета обсуждения. В качестве результата групповой дискуссии могут выступать общее решение той или иной проблемы, ситуации, четкое самоопределение каждого участника по обсуждаемому вопросу.

Сбор информации (знаний, суждений, новых идей, предложений участников) по проблеме. Этот этап по форме похож на мозговой штурм: возможность высказаться есть у всех, никакой критики, вопросы только на уточнение, фиксируются все мнения, вся новая информация.

Упорядочение, обоснование и совместная оценка информации, полученной в процессе обсуждения. Главная задача данного этапа — критично проанализировать все предложения (предложения, а не их авторов) и выбрать (всем вместе или каждому для себя) определенную позицию.

Универсальные правила, способствующие плодотворному проведению деловой дискуссии, достаточно просты. В процессе ведения деловой дискуссии необходимо внимательно и до конца выслушивать доводы оппонента, трезво взвешивая и оценивая их. Вначале приводятся только сильные доводы, а о слабых сторонах говорят после и как бы вскользь. В процессе спора необходимо стараться убеждать, а не уязвлять оппонента. Не нужно упорствовать в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны.

Также нежелательно вступать в дискуссии и споры недостаточно подготовленным. Необходимо предварительно готовиться к ним, составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые и очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомнения. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Неэффективная дискуссия часто завершается на этапе выдвижения альтернативных позиций и конфронтации участников, не выходя на уровень совместного решения проблемы.

Целью дискуссии может быть:

• 1) сбор и упорядочивание информации по обсуждаемой проблеме;
• 2) поиск альтернативных подходов к решению проблемы, их обоснование;
• 3) выбор оптимальной альтернативы.

Для деловой дискуссии очень важны предмет общения и отношение участников к нему. Способность понимать предметные позиции партнеров (т. е. представление о ситуации, о проблеме) и свою собственную предметную позицию — необходимое условие успеха делового общения.

В дискуссии велика роль ведущего, который должен:

• • сформулировать цель и тему дискуссии (что обсуждается, зачем нужна дискуссия, в какой степени следует решить проблему);
• • установить время дискуссии (20, 30, 40 минут или более);
• • заинтересовать участников дискуссии (изложить проблему в виде некоторого противоречия);
• • добиться однозначного понимания проблемы всеми участниками, проверив это контрольными вопросами или попросив участников задавать вопросы;

• • организовать обмен мнениями (желающими или по порядку);
• • активизировать пассивных участников (обратиться к молчащему участнику с вопросом, с просьбой помочь);
• • собрать максимум предложений по решению обсуждаемой проблемы (свои предложения высказать после того, как выслушаны мнения всех участников);
• • не допускать отклонений от темы (тактично останавливать, напоминать о целях дискуссии);
• • уточнять неясные положения, пресекать оценочные суждения о личности участников;
• • помогать группе прийти к согласованному мнению.

И в конце — четкое подведение итогов, формулировка выводов, совокупности решений, сопоставление целей дискуссии с полученными результатами, подчеркнуть вклад каждого в общий итог, похвалить, поблагодарить участников.