Полная версия

Главная arrow Экономика arrow Активные методы преподавания управленческих дисциплин. Ситуационное обучение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Секретарь

Вот уже больше года мы не можем найти секретаря для своей фирмы. Проводилась масса наборов на работу, собеседований, тестирований. Несколько девушек начинали работать у нас, но не дорабатывали даже до конца испытательного срока. После многократных неудавшихся попыток поиск секретаря для фирмы поручили мне. У меня большой опыт работы секретаря. После школы я, не поступив на дневное отделение Саратовского экономического института, поступила на вечернее. Таким образом, у меня сразу же появилось много свободного времени. Энергии моей хватило бы на пятерых, поэтому мне нужно срочно было что-то с ней делать; начала искать работу. И здесь мне повезло. Подруга моей мамы, Людмила Петровна, работала секретарем в совместном русско-болгарском предприятии, совмещала две должности: секретаря и начальника отдела кадров. Ей нужна была помощница и Людмила Петровна предложила мне эту работу. Требования были очень высокие. И ко мне они предъявлялись в полной мере. Секретарь — лицо фирмы, ее голос, глаза и уши. Мне было 18 лет и из меня можно было «слепить» что угодно. И, слава Богу, что у меня были хорошие «скульпторы», заложившие во мне основы для моих будущих достижений. Я научилась правильно отвечать на телефонные звонки, постепенно овладевала искусством общения с людьми, училась сортировать поступающую информацию и доводить до сведения начальников (их у меня четверо — генеральный директор и три его зама). Любая новая работа расширяет кругозор; именно на этой работе я стала прочитывать утренние газеты и отмечать статьи, могущие заинтересовать начальника (но это уже гораздо позже), читать специальную литературу по психологии, этике. Даже подавать чай или кофе — это целая наука. Можно неловко «ввалиться» с подносом во время важных переговоров и этим «сбить» деловой настрой встречи. А можно, наоборот, разрядить напряженную ситуацию, вовремя появившись с чашечкой кофе. Для этого необходимо знать основы психологии и деловой этики, нужны врожденные качества, такие как интуиция, чувство такта и доброжелательное отношение к людям. В нашей коммерческой фирме «Камчиа» я целый год проработала личным секретарем президента Группы компаний. У нас работали два секретаря (восемь внешних телефонных линий и все «горячие», более двадцати внутренних, три руководителя, делопроизводство, более ста работников, прием посетителей, чай-кофе и т. д. — очень бойкое местечко) — я и Лена. Лена пришла чуть позже меня, хорошо «вписалась» в коллектив фирмы, приняв его культурные традиции и общий стиль работы. Она успешно закончила школу и курсы бухгалтеров. У нее не было высшего образования, но в ней чувствовались хороший потенциал и задатки лидера, к тому же все она схватывала буквально «на лету», трезво оценивала людей и ситуации, мобилизовалась в сложные периоды и всю себя отдавала работе. Упор в моей деятельности делался на работу с президентом, но обязанности мы никогда не делили и уживались с Леной душа в душу, полное понимание и взаимовыручка, не могу вспомнить не одного случая, чтобы мы друг друга подвели. Поэтому точно знаю, что ждут руководители и что необходимо предприятию от человека, находящегося на этом месте.

И вот теперь такая проблема. Не можем найти человека, соответствующего нашим требованиям: высшее образование, коммуникабельность и умение работать в команде, плюс специальные знания (оргтехника и делопроизводство). Не менее шести человек пробовали свои силы. Но никто не задерживался дольше месяца. В оценки их деятельности руководство опиралось и на мнение Лены, постоянного секретаря, которая осталась после моего ухода на вышестоящую работу и регулярно ставила вопрос о том, как необходима ей помощница. Две недели назад у нас появилась Вероника, успешно прошедшая собеседование и тестирование у психолога, который нам порекомендовал попробовать ее на эту должность. Через несколько дней Лена опять начала высказывать недовольство новой сотрудницей. То она слишком «зажата», то слишком раскованна, то неправильно отвечает на звонки, то не четко выполняет полученные от нее инструкции. Все это навело меня на мысль, что никто не удовлетворит требований Лены, так как она просто боится конкуренции, хотя сама она занимает достаточно прочные позиции в фирме.

Анализ ситуации

1. Формулировка проблемы.

«Выживание» претенденток на место секретаря из-за боязни утратить

свое влияние и свои позиции в организации.

2. Альтернативные варианты решения проблемы.

1. Оставить Лену единственным секретарем в фирме.

Плюсы:

Минусы:

а) Лена больше не беспокоится за свои позиции и продолжает плодотворно работать.

  • а) Лена не может плодотворно работать, так как объем выполняемой работы значительно превышает ее физические возможности;
  • б) падает качество выполняемой работы, что негативно скажется на работе всей организации.

2. Уволить Лену.

Плюсы:

Минусы:

а) больше никто не препятствует принятию нового секретаря.

а) придется искать двух секретарей, что ведет к потере времени и отразится на производственном процессе;

  • б) нет гарантии, что новые люди будут соответствовать занимаемой должности;
  • в) Лена может обидеться и начать разглашать конфиденциальную информацию, что может привести к неприятным последствиям для фирмы.

3. Поговорить с Леной и успокоить тем, что ее авторитет в организации не подвергается сомнению.

Плюсы:

Минусы:

а) Лена успокаивается и больше не препятствует принятию нового секретаря.

а) Лена может не поверить в неизменность своих позиций и продолжит свою линию поведения.

4. Прибавить Лене заработную плату, показав, как ценят ее на работе, и сделать второго секретаря ее подчиненным.

Плюсы:

Минусы:

  • а) Лена успокаивается и больше не препятствует принятию нового секретаря;
  • б) Лена передает свой опыт новому сотруднику, потому что считает, что как начальник несет ответственность за своих подчиненных;
  • в) повышается эффективность работы секретариата, что благотворно сказывается на производственном процессе.

а) Лена может оказаться плохим начальником, и ситуация с поиском секретарей продолжится.

5. Предложить Лене другую, вышестоящую, должность в организации. Такая возможность существует.

Плюсы:

Минусы:

а) Лена принимает предложение

и больше не препятствует принятию нового секретаря;

  • б) Лена может принести пользу организации на новом поприще;
  • в) Лена отклоняет предложение, но ее реноме в собственных глазах восстановлено, поэтому она больше не препятствует принятию нового секретаря и продолжает приносить пользу организации своей эффективной работой.
  • а) придется искать двух секретарей, что ведет к потере времени и отрицательно отразится на производственном процессе;
  • б) нет гарантии, что новые люди будут соответствовать занимаемой должности;
  • в) Лена может отказаться от предложения, так как она давно могла бы выступить с такой инициативой перед руководством, но этого не сделала;
  • г) Лена может не справиться с новой работой из-за отсутствия необходимых знаний.

6. Предложить Лене самой заняться поиском секретаря.

Плюсы:

Минусы:

а) Лена принимает предложение

и больше не препятствует принятию нового секретаря;

  • б) Лена сама занимается поисками секретаря и находит человека, соответствующего ее высоким требованиям;
  • в) Лена найдет человека, с которым ей будет комфортно работать;
  • г) Лена передает свой опыт новому сотруднику, потому что считает, что несет за него ответственность;
  • д) благотворный климат в секретариате положительно сказывается на работе всей организации.
  • а) Лена может не справиться с возложенной на нее задачей;
  • б) через некоторое время могут вернуться опасения утратить свои позиции в организации.

3. Рекомендации.

А. Поговорить с Леной и успокоить тем, что ее профессиональная квалификация и авторитет в организации не подвергаются сомнению. Возможно, в качестве подтверждения сказанного увеличить ей заработную плату (но не очень сильно, чтобы не зародить в ней иллюзию собственной незаменимости и исключить потенциальную возможность манипулировать руководством в случае возникновения подобных ситуаций). Думаю, в данном случае нецелесообразно ставить нового секретаря в подчинение к Лене, так как это может привести к снижению оперативности работы на данном участке. Но Лену необходимо убедить в том, что она несет ответственность за новую сотрудницу и, как человек более опытный, должна помочь ей адаптироваться в новых условиях работы.

Б. С Леной необходимо провести беседу и укрепить уверенность в том, что ее ценят и любят на работе. Возможно, есть необходимость прибавить ей заработную плату, как символ того, что она хорошо делает свое дело. Поиском секретаря она должна заняться самостоятельно, потому что, выбрав кого-то, она несет личную ответственность за принятого человека. А это приведет к необходимости объективно оценивать личность кандидата, помогать ему как можно быстрее освоиться в новой обстановке, чтобы он максимально использовал свои возможности. Занявшись поиском секретаря, Лена тем самым проявит и свое умение разбираться в людях и решать возникшие проблемы, что заставит ее более ответственно отнестись к выбору кандидатуры, а определившись с выбором, помогать и поддерживать своего подопечного. Это оздоровит психологический климат в секретариате, укрепит дух взаимопомощи и взаимовыручки, повысит качество выполняемой работы.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>