Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Архивная среда бытования архивного документа в фазе покоя и фазе его публичного состояния

Одним из важных достижений советского архивоведения являлось сформулированное В. Н. Автократовым понятие «архивная информационная среда» как «система, состоящая из двух подсистем: совокупности документной ретроспективной информации и приданных ей поисковых средств»[1]. Теоретические идеи Автократова формировались под сильным воздействием разработок в области теории информации. Этим и объясняется, что ни документ, ни архивный документ в его теории архивоведения не присутствует не только в объекте, но и в предмете архивоведения. Но раз нет документа как физической, материальной сущности, то нет и архива как институции, обеспечивающей сохранение документа.

Мы вынуждены констатировать расхождение логики наших рас-суждений с логикой Автократова и в соответствии с этим попытаться дать свое видение важного состояния документа в фазе покоя в архиве. Выше мы убедились в том, что архивный документ может находиться в разных типах архивов и проявлять себя на разных уровнях информационных подсистем таких архивов: в деле — вполне предметно, в фонде и коллекции — через совокупность дел, в архиве — через совокупность фондов. Вопрос о том, существуют ли некий общий знаменатель, некие общие параметры и принципы, присущие жизни документа при его попадании в любой архив, и ответ на него являются принципиально важными.

Понятие «архивная среда бытования архивного документа», на наш взгляд, и является таким общим знаменателем.

Архивная среда бытования архивного документа — это совокупность параметров среды его нахождения, обеспечивающих его заданное сохранение и учет, средства его эффективного поиска для публичного, основанного на законе, здравом смысле и общепринятых нравственных нормах, использования.

Эту среду составляют несколько элементов. Во-первых, несмотря на то или иное состояние архивного документа, как показано выше, он принципиально может иметь с другими документами архивной среды его бытования функциональные, исторические и логические связи. В этих условиях при любом варианте возникает необходимость по крайней мере закрепления его стратиграфии среди других документов этой среды. Во-вторых, архивная среда бытования документа характеризуется вполне реальными физическими показателями: температурой воздуха, влажностью, освещенностью, условиями размещения на полке и т. д. В-третьих, в архиве архивный документ оказывается среди миллионной и даже миллиардной совокупности других архивных документов, причем такая совокупность может быть уже упорядоченной или еще не организованной, либо организованной не полностью, что соответственно отражается и на состоянии архивного документа как уже идентифицированного или еще не идентифицированного в системах его учета и эффективного поиска.

Рассмотрим подробнее каждый из трех названных параметров архивной среды бытования документа.

Архивная среда бытования архивного документа в его информационной составляющей прежде всего требует преодоления неопределенности его существования среди других документов. Она обеспечивается логической упорядоченностью архивного документа. Это предполагает, во-первых, обязательную идентификацию каждого документа среди других документов дела (единицы хранения), фонда, архива. Иначе говоря, речь идет о его описании — указании на вид, авторство, дату создания, основное содержание и т. д. Во-вторых, это требует определения связи и взаимосвязи конкретного архивного документа с другими документами архивной среды его бытования — внутри существовавших документационных систем, а также в пределах исторически и логически сложившихся документальных комплексов: дела, фонда, коллекции, архивных фондов, других архивов. Для документов официального происхождения такие связи и взаимосвязи, складывающиеся в основном в делопроизводстве, как правило, остаются неприкосновенными, хотя и не исключают их модернизации даже в архивной среде бытования архивного документа. Для документов личного происхождения такие связи выявляются в процессе обработки на основе достаточно отработанных и общепринятых схем их упорядочения.

Все названные выше принципы организации связей между архивными документами в пределах дела основаны на логических построениях, изначально, т. е. в процессе бытования документа в качестве оперативного регулятора современности, применяемых в делопроизводстве при формировании дел в соответствии с номенклатурой дел каждого конкретного юридического лица, либо в архиве при научно-технической обработке документов, например, личного происхождения. Каждый из них, все они в совокупности или в различных комбинациях представляют собой некую модель организации архивных документов в пределах их ограниченной определенными признаками совокупности — модель дела. Эти же логические основания лежат в основе организации связей между делами, входящими в состав архивного фонда.

Физическая упорядоченность документа связана с тем, что он представляет собой неразрывное целое информации и ее материального носителя, включая способ закрепления на нем информации. Учитывая физический признак документа, следует отметить, что для архивной среды бытования архивного документа важно видеть в нем прежде всего материальный объект. Как материальный объект документ и сохраняется. В качестве такового он в первую очередь требует размещения, поддержания своего физического состояния с помощью специальных технических средств, обеспечивающих его сохранность, хранение, перемещение. Понятно, почему. Во-первых, в качестве материального объекта архивный документ постоянно испытывает на себе воздействие фактора времени и фактора архивной физической среды своего бытования. Это воздействие связано с угрозой негативных изменений в его физическом состоянии, иногда создающими условия для его утраты, а иногда и приводящих к такой утрате. Во-вторых, находясь в архивной среде своего бытования, архивный документ как материальный объект не утрачивает свойства движения. Такое движение создает дополнительные угрозы его физическому состоянию и даже утраты. Архивная среда бытования архивного документа среди прочего призвана нейтрализовать или парировать эти угрозы, используя разработки естественных и технических наук и развивающиеся технологии хранения, реставрации и учета. При этом она опирается на два собственно архивоведческих требования.

Первое исходит из необходимости минимально возможного числа раз обращения к подлиннику архивного документа, максимального ограничения его движения в архивной среде бытования, что обеспечивается копированием документа и передачей копии в специальный фонд пользования архива, который и используется в повседневной работе, в том числе пользователями в читальном зале. Второе требование предполагает для гарантированного сохранения информации архивных документов создавать их копии для включения в страховой фонд, хранящийся в удаленном от архива месте с соблюдением общепринятых параметров хранения копий. Копии фонда пользования и страхового фонда, не заменяя подлинного архивного документа, являются его почти аутентичными представителями. Оба фонда открывают возможности частичной нейтрализации угрозы утраты или ухудшения физического состояния оригинала архивного документа, обеспечивая последнему почти абсолютный покой, а в случае непредвиденной утраты — гарантию сохранения его информации.

Важность для архивоведения второго признака архивной среды бытования документа — его учетной упорядоченности — вызывает необходимость рассмотрения этого признака в качестве самостоятельного параграфа.

  • [1] Автократов В. Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. С. 68.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>