Ролевая эффективность КВД

Экономически эффективной конгрессно-выставочную деятельность можно считать лишь в случае, если все участники процесса — заказчик, организатор мероприятий, партнеры и спонсоры, дести- нации, экспоненты — достигают намеченной цели, получают прибыль, а посетитель (visitors) — добавленную ценность от участия как профессионал или обыватель.

Заказчик (генеральный подрядчик) мероприятия, тот, кто финансирует конгресс или выставку, может иметь разные выгоды, обеспечивающие материальный доход, власть, влияние.

С точки зрения профессиональных организаторов КВД, эффективной (рентабельной) проделанная работа будет, если в ходе мероприятия и сопутствующих ему торговых операций (продажи выставочных площадей, билетов участникам, сувенирной продукции, видеозаписей ключевых спикеров или видеопотока) будут покрыты все издержки и получена прибыль.

Спонсоры мероприятия получают экономический результат от улучшения имиджа своего предприятия, повышения узнаваемости бренда или торгового знака продукции, решения политических или коммерческих вопросов, обмена опытом, технологиями, демонстрации своей лидирующей позиции на рынке.

Экспоненты — это производители и поставщики, которые в соответствии с условиями участия в выставке могут демонстрировать на ней образцы своих товаров и услуг. Они заинтересованы в продвижении выпускаемой продукции. Эффективность для экспонента состоит из результатов усовершенствования сбыта или производственной программы, популяризации, рекламы, тестирования, оценки потребительского интереса, оценки емкости и потенциала рынка сбыта, объема продаж.

Экспонентов часто называют эксгибиторами (exhibitors). У экс- гибиторов (выставочников), помимо демонстрации «достижений» или «наследия», всегда есть намерение повлиять на мировоззрение и поведение посетителей (целеполагание организаторов включает социальное конструирование). Это связано с тем, что выставка, художественная или промышленная, всегда имеет свое видение мира и ищет единомышленников.

Важной составляющей успешного участия в мероприятии является количество выгодно заключенных контрактов и проданной продукции, консолидация и приращение уникального сообщества.

Среди участников конгрессно-выставочной деятельности выделяют категорию байеров (buyer) — специалистов по закупкам. Некоторые российские компании также используют дословный перевод модной сегодня профессии — «закупщик». Байер посещает выставки, презентации, показы и шоу-румы, где отбирает коллекции новой продукции для магазинов, а также контролирует поставки и ценообразование.

Субподрядчики — хотельеры, рестораторы, транспортные компании, аниматоры, монтажники, предприятия торговли — получают выгоду от участия, продавая свои товары/услуги, пополняя свой календарь событий, загружая свои мощности, приобщаясь к значимым явлениям общественной жизни.

Мероприятия — выставка, конгресс, ярмарка — всегда локализованы. Локализация зачастую определяет специализацию мероприятия. В случае ротируемых мероприятий принимающая дестинация служит якорем притяжения для инклюзивного сообщества. Таким образом, дестинация становится частью мероприятия, раскрывая свои природные, культурные, туристские потенциалы. Включая мероприятие в свой календарь событий, дестинация избирательно увеличивает туристский поток, повышает узнаваемость места, привлекает внимание к проблемам, накапливает историчность бренда. В свою очередь, мероприятие становится частью дестинации. Учитывая значимость информационных потоков, которые и мероприятие, и дестинация формируют в онлайн и оффлайн средах, к экономическому эффекту следует отнести и достигаемый уровень комплементарное™ (взаимовыгодное™) от интеграции их экосистем.

Оценивая эффективность хозяйственной деятельности организаторов мероприятий, производят сопоставление расходов и доходов хозяйствующего субъекта.

Основные статьи расходов включают расходы аренды и субаренды или содержания помещений и оборудования; оформительские и типографские информационно-рекламные расходы; транспортноскладские расходы; представительские расходы; организационные расходы; расходы на техническое обслуживание и монтаж. Источники покрытия этих расходов — доходы. Перечень статей доходов включает плату за участие, аренду экспозиционных мест, технический контроль, организацию стенда, транспортно-экспедиторское обслуживание, рекламу, сервисное сопровождение, услуги консультантов, переводчиков, туристические услуги и прочие услуги от мойки автобусов/автомобилей до организации патрулирования противопожарных нарядов на объекте на период проведения мероприятия.

Стоимость услуг определяется утвержденными в предприятии ставками (фиксированными суммами за единицу: м2, кг/сут, шт., дн.) и предполагает наличие специальных финансовых условий, которые возникают в зависимости от объема арендуемой площади, широты линейки заказанных услуг, сезона проведения мероприятия, срока подачи заявок на предоставление услуг. Например, стоимость аренды площади под размещение двухэтажного стенда может увеличиться на 50 % от стоимости арендованной площади 1-го этажа. А в случае подачи заявки на предоставление услуг менее чем за 5 рабочих дней стоимость услуг рассчитывается с повышающим коэффициентом 2 к обычной ставке.

Аренда помещений и оборудования является самой крупной статьей расходов/доходов в организации и проведении мероприятий. Арендные платежи составляют 60—80 % дохода держателей кон- грессно-выставочных площадок. Аренда является сутью бизнес-модели «рантье». Размеры арендных ставок устанавливаются в соответствии с ценовой политикой оператора недвижимости и ценовым сегментом, на котором он себя позиционирует.

А вот стоимость 1 кв. м арендуемой площади подчиняется традиционной логике в экономике. Она представляет собой отношение расходов на содержание этой площади к ее размеру и составляет

где Ст2— стоимость 1 кв. м выставочной площади; Р: — общие расходы, понесенные на подготовку помещений; So6l4 — размер выставочной площади.

Смета общих расходов может включать расходы на содержание выставочной площади, а в случае субаренды места (например, VIP- комнат в выставочных павильонах) — расходы на аренду площади (расходы на аренду выставочных павильонов), работы по монтажу/демонтажу стендов и оборудования, оформительские расходы, до 50 % суммы затрат могут составлять непредвиденные расходы.

Размер платы, взимаемой с участника мероприятия, также влияет на финансовый результат проекта. Цена участия в мероприятии устанавливается по модели динамического ценообразования, разделяя участников: 1) на категории в диапазоне «VIP — Эконом»; 2) на периоды оплаты в диапазоне «Ранняя пташка — Последняя минута»; 3) по масштабу/массовости участия от 1 участника до, например, 1000. Так, организатор профессиональных конференций и агентство по продвижению массовых мероприятий xFACES сообщает о себе: «У нас только масштабные мероприятия от 1000 человек».

Расходы на одного участника остаются самой стабильной частью в определении платы за участие в мероприятии. Для расчета расходов на одного участника применяют формулу

где Р — расходы на одного участника; Р2 — общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя; Ny4 — нормальное число участников выставки.

юо

Общие расходы включают транспортные и складские расходы, заработную плату членов оргкомитета и приглашенных спикеров, расходы на охрану, культурную программу, организованное питание, информационно-рекламную продукцию, а также до 50 % суммы затрат могут составлять непредвиденные расходы.

Нормальное число участников мероприятия определяют вместимостью залов для конференций, что касается участников-экспонен- тов, то в этом случае нормальное число участников определяет отношение размера общей площади, отводимой под выставку, к среднему размеру выставочной площади на одного экспонента:

где ScpeA — средняя выставочная площадь на одного участника, определяемая как среднее арифметическое между максимальным и минимальным размерами выставочных стендов.

Не измеряемыми, а расчетными показателями, влияющими на цену услуги, рентабельность мероприятия, доходность предприятия и конъюнктуру рынка в вопросах спроса и предложения, являются стоимость 1 кв. м арендной площади; расходы на одного участника мероприятия. Эти показатели всегда включают в аналитические модели: 1) «план-факт», которые характеризуют качественный уровень внутреннего управления предприятием; 2) «факт- норматив», позволяющие оценить позицию предприятия в отрасли, его конкурентоспособность; 3) «продуктовая линейка», открывающие инсайты контрибуции в каждом проекте.

5.4. Экономические эффекты от мероприятий.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >