Документирование управленческой деятельности

ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ЕЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ И ОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Базовые понятия управленческой деятельности Характеристики управленческой и офисной деятельности Пространственные характеристики офисной деятельности Пространственные характеристики офисной деятельности Временные характеристики офисной деятельности Временны́е характеристики офисной деятельности Кадровые характеристики офисной деятельности Проблемы организации офисной деятельности ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Документ и его характеристики Управление документами Система управления документами НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Общая характеристика нормативно-правовой базы документирования управленческой деятельности Правовая база документирования управленческой деятельности Законодательство, целиком посвященное вопросам информации и информатизации Законодательство, акты которого включают в себя отдельные информационно-правовые нормы Стандарты в документировании управленческой деятельности Правовые основы стандартизации Стандарты в области управления документами Международные стандарты Классификаторы и унифицированные системы документации Единая система классификации и кодирования Унифицированные системы документации (УСД) Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Общероссийские системы документации Унифицированные системы управленческой документации Унифицированные формы отраслевой документации ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПРАВИЛА ЕЕ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКИ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ Общие требования к юридической силе и оформлению документов Официальный документ и его реквизиты Формуляр документа и формуляр-образец Юридическая сила документа Требования к оформлению управленческих документов Бланк документа и его разновидности Особенности оформления многостраничных документов Использование сокращений, символов и специальных терминов Рубрикация текста, нумерация страниц, содержание (оглавление)Формулы Приложения ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Протоколы Акты Докладные и объяснительные записки, заявления, справки Распорядительные документы Организационно-правовые документы СЛУЖЕБНАЯ И ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ПИСЬМЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Доставка письменной корреспонденции Носители письменной корреспонденции Форматы бумаги для письменной корреспонденции КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ПЕРЕДАВАЕМАЯ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ Телеграммы Телефонограммы Факсограммы Сообщения электронной почты ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ И ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Письма, связанные с распространением информации Примеры информационных писем Примеры писем-сообщений Примеры писем-приглашений Примеры писем извещений Примеры писем-уведомлений Примеры писем-предложений Примеры рекламных писем Письма, связанные с обращениями по поводу тех или иных действий Примеры писем-просьб Примеры писем-заявок Примеры гарантийных писем Примеры писем-запросов Пример письма-заказа Письма-ответы Примеры писем-согласий Примеры писем-отказов Примеры писем-подтверждений Письма претензионного характера Примеры писем-напоминаний Примеры писем-требований Примеры писем-претензий Письма, связанные с выражением внимания и участия Примеры писем-поздравлений Примеры писем-благодарностей Примеры писем-соболезнований Примеры писем-извинений Рекомендательное письмо Примеры рекомендательных писем Сопроводительное письмо Примеры сопроводительных писем ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Понятие документооборота Характеристики документооборота Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции Предварительное рассмотрение документов Рассмотрение корреспонденции руководителем Передача документов в структурные подразделения Обработка отправляемой корреспонденции Документооборот исполнителя Организация движения инициативных документов и их проектов Подсчет и оптимизация документооборота РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Регистрация документов Индекс документа Формы регистрации документов Компьютерные базы данных Цели и уровни контроля исполнения Цели контроля исполнения Уровни контроля за документацией Основные задачи службы контроля Сроки исполнения документов Постановка документа на контроль и снятие с контроля Постановка на контроль ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Организационная структура службы документационного обеспечения управления Формы организации документационного обеспечения управления Положение о службе документационного обеспечения управления Примерное положение о службе документационного обеспечения управления Регламентация деятельности работников службы документационного обеспечения управления Пример квалификационной характеристики заведующего канцелярией Пример квалификационной характеристики документоведа Инструкция по документационному обеспечению управления Структура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ Нормирование документационных работ службы документационного обеспечения управления ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛОКАЛЬНЫХ СИСТЕМ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Правовая база работы с обращениями граждан Требования по оформлению обращений Порядок обработки обращений граждан Регистрация обращений граждан Особенности работы с обращениями депутатов Контроль за рассмотрением обращений граждан ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ Комплекс кадровой документации Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных Нормативная и нормативно-справочная документация Плановая кадровая документация Организационно-правовая документация Персональная документация Договорная документация Распорядительная документация Учетная документация Документация но учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда Отчетная и отчетно-справочная документация Документирование приема на работу Прием (документирование) граждан на работу Прием (и документирование) специалистов, научных, научно- педагогических и некоторых других категорий работников Прием (и документирование) на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу Контроль достоверности персональных документов Оформление кадровых документов при приеме на работу Дополнительные документы, сопровождающие процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников Документирование собеседования с кандидатами на должность Порядок принятия решения о приеме на работу Заключение трудового договора Издание (оформление) приказа о приеме на работу Документирование перевода сотрудников на другую работу Оформления перевода сотрудников Документирование инициативы о переводе на другую работу Документирование решения о переводе на другую работу Документирование поощрения работников и наложения дисциплинарных взысканий Документирование процедуры поощрения работника Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания Документирование увольнения работника Документирование процедуры увольнения по инициативе работника Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя Составление приказа об увольнении работника Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации Формирование личного дела сотрудника Состав личного дела Оперативное хранение личных дел Документирование учета и отчетности по кадрам Формирование учетных массивов информации Виды вторичных учетных карточек и картотек Обновление (ведения) учетных информационных массивов Составление регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации Защита персональных данных в кадровой службе Принципы защиты персональных данных работников Особенности защиты персональных данных ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Безопасность ценных информационных ресурсов Ценная информация и конфиденциальные документы Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов Документирование конфиденциальных сведений Гриф конфиденциальности Носители конфиденциальной документированной информации Составление текста конфиденциального документа Учет и контроль движения конфиденциальных документов Изготовление конфиденциальных документов Издание конфиденциальных документов Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и сведениями СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ Распределение исполненных документов по делам Общие принципы формирования дел Группировка документов в дела Расположение документов внутри дела Особенности формирования в дела некоторых групп документов Составление заголовков дел Понятие номенклатуры дел Оформление и ведение номенклатуры дел Порядок ведения и завершения номенклатуры дел Типовые и примерные номенклатуры дел ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ Критерии оценки информационного содержания документов Экспертиза ценности документов и экспертные комиссии Типовые и ведомственные перечни документов Перечень типовых документов и его структура ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Оперативное хранение документов у исполнителей Оформление документов и дел к длительному и постоянному хранению Внутренние описи Нумерация листов в деле Заверительная запись Оформление обложки дела Выделение документов к уничтожению и снятие их с учета Порядок подготовки и передачи обращений граждан на хранение Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Проблема интеграции программных средств обработки документов и методы ее решения Офисные программные системы Облачные офисы АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления Основные способы создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления Требования к АСДОУ Готовые системы АСДОУ Порядок создания системы управления документами Предварительное обследование Анализ деятельности и процессов организации Определение состава требований к управленческим документам организации Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем Определение стратегии соблюдения требований к документам Проектирование системы Внедрение системы Обследование системы после внедрения Основные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления