Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

2.3. Система управления документами

Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название "документная система", или "система управления документами", и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:

  • – обеспечение таких свойств документов, как аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования;
  • – обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
  • – обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
  • – обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
  • – обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

  • – включение документов в систему управления документами;
  • – регистрация;
  • – классификация;
  • – доступ и защита;
  • – хранение и обеспечение сохранности документов;
  • – использование документов, контроль их движения и использования;
  • – экспертиза ценности документов;
  • – отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.

Создание и применение систем управления документами, отвечающих

управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:

  • – проектирование систем управления документами;
  • – документирование систем;
  • – обучение сотрудников организации;
  • – преобразование документов в новые системы управления документами;
  • – установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
  • – определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

Создание и применение систем управления документами предусматривают наличие следующих требований:

  • – функциональные характеристики, позволяющие выполнять и поддерживать процессы управления документами;
  • – документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;
  • – присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
  • – ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;
  • – надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
  • – неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;
  • – своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
  • – эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>