Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Глава 6. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, которые в разное время назывались "административные", "общеуправленческие", а позднее – "организационно-распорядительные". Перечень этих документов нашел отражение в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, Основных положениях ГСДОУ. В них упоминаются такие организационно-распорядительные документы, как письмо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, решение, распоряжение, приказ, указание и др.

При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и направляемых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся:

  • – справки;
  • – акты;
  • – докладные и объяснительные записки;
  • – протоколы;
  • – заявления и др.

6.1. Протоколы

Протокол – управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учредителей).

Проект протокола составляется непосредственно во время заседания, содержание выступлений конспектируется, стенографируется или фиксируется при ведении аудио- или видеозаписи. Полное оформление протокола, как правило, проводится позднее. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Протокол оформляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается:

  • – вид документа;
  • – дата;
  • – номер;
  • – гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
  • – наименование мероприятия;
  • – состав присутствующих, в том числе подтверждающий правомочность его проведения;
  • – заголовок мероприятия (повестка дня);
  • – текст;
  • – подписи всех присутствующих или только двоих: председателя и секретаря;
  • – отметка о направлении в дело.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.

Структура протокола состоит из двух частей: первая – заголовочная (вводная), содержит указания председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вторая – основная, фиксирует ход заседания, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разделам соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится в следующей последовательности:

Словом СЛУШАЛИ: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: "текст (доклада, выступления) прилагается".

Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части ВЫСТУПИЛИ:

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня РЕШИЛИ: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и других заинтересованных лиц и сотрудников в виде распорядительных документов – решений (постановлений), в виде копии самого протокола, либо в виде выписки из протокола или из пунктов решений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>