Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

8.2. Телефонограммы

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Примеры текстов телефонограмм

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:

  • – наименование организации;
  • – наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
  • – дата документа;
  • – время передачи-приема телефонограммы;
  • – регистрационный номер документа;
  • – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • – место составления или издания документа;
  • – адресат;
  • – заголовок к тексту;
  • – текст документа;
  • – подпись;
  • – отметка об исполнителе;
  • – должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
  • – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • – идентификатор электронной копии документа.

Датой телефонограммы является дата се передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Пример оформления принятой телефонограммы

8.3. Факсограммы

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.

Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу

Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.

  • 1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.
  • 2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
  • 3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
  • 4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
  • 5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

Пример оформления факсограммы

  • 6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
  • 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати" и т.д.).
  • 8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается "Проект".
  • 9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
  • 10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
  • 11. После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы – телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

  • а) абонентские факсимильные службы – Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением);
  • б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс;
  • в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием – с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс – Телефакс, Телефакс – Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.

Клиентская служба "Бюрофакс" предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющих собственных факсимильных средств. Служба "Бюрофакс" обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба "Бюрофакс" обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:

  • – подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
  • – подачу документа с факсимильной установки отправителя;
  • – доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
  • – доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
  • – доставку факсимильного сообщения средствами почты;
  • – выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
  • – выдачу факсимильного сообщения получателю но предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
  • – различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Абонентская служба "Комфакс" – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:

  • – передачу сообщений в заранее назначенное время;
  • – многоадресную и циркулярную передачу;
  • – автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
  • – получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
  • – организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
  • – уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
  • – повторную передачу.

Создание абонентской службы "Комфакс" связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе "Комфакс" промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>