Главная Документоведение
Документирование управленческой деятельности
|
|
|||||
9.2. Письма, связанные с обращениями по поводу тех или иных действийПисьма-просьбы – письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей. В первом случае оно начинается глаголом: Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз: Изложение просьбы начинается с фраз: Просьба может формулироваться и без использования глагола "просить", например: В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Просьба, как составная часть письма, может присутствовать и в других видах деловых писем, например, в сопроводительных, гарантийных и др. Письмо-просьба требует письма-ответа. Примеры писем-просьбПисьмо-просьба с ключевой фразой "Просим Вас..." Письмо-просьба с обоснованием Письмо-просьба о высылке счета Письмо-заявка – это разновидность письма-просьбы. Обычно письма- заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого- либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п. Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется. В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: Заявки можно составлять на основе унифицированных форм. Примеры писем-заявокПисьмо-заявка с унифицированным текстом Письмо-заявка на высылку товара Письмо-заявка на получение пропуска на право въезда автомашин в пределы малого кольца Московской окружной железной дороги (Приложение 3 к распоряжению Премьера Правительства Москвы от 1 апреля 1998 г. № 352-РП) Гарантийные письма – это письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица. Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких устойчивых языковых оборотов, как " Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др. В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя. Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации. Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление. В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих действий или ситуаций. Примеры гарантийных писемГарантийное письмо на оплату рекламы в газете Гарантийное письмо по возврату кредита Гарантийное письмо с трафаретным текстом Гарантийное письмо на оплату аренды выставочной площади Гарантийное письмо на оплату заказа Письмо-запрос – письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос – обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта. В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ. В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений: В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в которой излагаются причины, побудившие запрашивать требуемую информацию. Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Примеры писем-запросовПисьмо-запрос на предоставление документов Коммерческий запрос Письмо-заказ – коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.). Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо. Пример письма-заказа |
<< | СОДЕРЖАНИЕ | >> |
---|