9.2. Письма, связанные с обращениями по поводу тех или иных действий

Письма-просьбы – письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации.

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей.

В первом случае оно начинается глаголом:

Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:

Изложение просьбы начинается с фраз:

Просьба может формулироваться и без использования глагола "просить", например:

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Просьба, как составная часть письма, может присутствовать и в других видах деловых писем, например, в сопроводительных, гарантийных и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Примеры писем-просьб

Письмо-просьба с ключевой фразой "Просим Вас..."

Письмо-просьба с обоснованием

Письмо-просьба о высылке счета

Письмо-заявка – это разновидность письма-просьбы. Обычно письма- заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого- либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п.

Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.

Примеры писем-заявок

Письмо-заявка с унифицированным текстом

Письмо-заявка на высылку товара

Письмо-заявка на получение пропуска на право въезда автомашин в пределы малого кольца Московской окружной железной дороги (Приложение 3 к распоряжению Премьера Правительства Москвы от 1 апреля 1998 г. № 352-РП)

Гарантийные письма – это письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица.

Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких устойчивых языковых оборотов, как " Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др.

В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.

Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.

Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.

В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих действий или ситуаций.

Примеры гарантийных писем

Гарантийное письмо на оплату рекламы в газете

Гарантийное письмо по возврату кредита

Гарантийное письмо с трафаретным текстом

Гарантийное письмо на оплату аренды выставочной площади

Гарантийное письмо на оплату заказа

Письмо-запрос – письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос – обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта.

В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.

В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений:

В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в которой излагаются причины, побудившие запрашивать требуемую информацию.

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).

Примеры писем-запросов

Письмо-запрос на предоставление документов

Коммерческий запрос

Письмо-заказ – коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий.

Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо.

Пример письма-заказа