Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

10.8. Документооборот исполнителя

При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является организация работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерности загрузки сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят информацию в автоматизированную систему контроля исполнения.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, определенный в пункте распорядительного документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в резолюции), имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

В тех случаях, когда исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также техническими средствами: ложементами для бумаг, средствами создания документов, копировальной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным информационным базам организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Сотрудник должен быть информирован о следующем:

  • – имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;
  • – имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов папки с указанием своей фамилии, например: "срочно", "на исполнении". Секретарь руководителя обычно маркирует папки по задачам, например: "к докладу", "на подпись", "на отправку" и др., исходя из специфики деятельности.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделения должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

10.9. Организация движения инициативных документов и их проектов

Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть потоков информации организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения[1].

В настоящее время стало общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов с использованием средств вычислительной техники самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутриофисными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

В заключение исполнитель передаст документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

  • – правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;
  • – соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
  • – наличие необходимого числа копий;
  • – идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению содержания документа, проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

  • [1] Движение проектов документов по формальным основаниям не является частью документооборота, поскольку последний определен именно для собственно документов.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>