Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

12.2. Формы организации документационного обеспечения управления

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативных методических документов – положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспечения управления:

  • – централизованная;
  • – децентрализованная;
  • – смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления – когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых – в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления – общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций. Управление делами включает в себя:

  • – инспекцию при министре или руководители ведомства;
  • – отдел писем;
  • – канцелярию;
  • – протокольное бюро;
  • – секретаря коллегии;
  • – бюро учета и регистрации;
  • – экспедицию;
  • – компьютерный центр обработки текстовых документов;
  • – копировально-множительное бюро;
  • – бюро правительственной переписки;
  • – отдел писем;
  • – отдел совершенствования работы с документами;
  • – центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управления могут включать:

  • – группу по приему и обработке входящих и исходящих документов;
  • – группу по учету и регистрации документов;
  • – группу по работе с обращениями граждан;
  • – архив;
  • – секретарей руководителей и структурных подразделений;
  • – группу по контролю;
  • – копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает следующие подразделения:

  • – канцелярия;
  • – группа контроля;
  • – протокольный отдел;
  • – группа совершенствования работы с документами;
  • – группа обращений граждан;
  • – копировально-множительное бюро;
  • – архив.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>