Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

12.5. Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан, например:

  • – рабочая инструкция но проведению увлажнения кинодокументов;
  • – инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области;
  • – инструкция по работе с видеофонограммами в РГАКФД;
  • – типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
  • – примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края;
  • – инструкция по делопроизводству в городской, районной территориальной избирательной комиссии;
  • – инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующихся в результате деятельности редакций газет и журналов, и передачи их на государственное хранение.

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения. Организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации. Инструкция по документационному обеспечению управления – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики деятельности.

Основополагающими документами при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должны служить ГОСТ Р ИСО 15489.1–2007 "Управление документами", ГСДОУ, "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 и соответствующие "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Эти документы включают в себя общие правила ведения делопроизводства на территории Российской Федерации.

Структура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ

Инструкции по документационному обеспечению управления делятся на три вида:

  • – типовые;
  • – примерные;
  • – индивидуальные.

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенной отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция но документационному обеспечению управления составляется с учетом требований Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: "следует", "необходимо", "не допускается", "должен", "рекомендуется", "запрещается" и т.п.

Текст инструкции разбивается па разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме. Например:

или

Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется. Например: Инструкция по документационному обеспечению управления, Должностная инструкция секретаря.

Многие инструкции разрабатываются на основе типовых, поэтому, при разработке должностной инструкции необходимо выяснить, есть ли типовая инструкция по данному вопросу.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема документационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления. Сравним структуру текстов "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ", "Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края" и "Инструкции по документационному обеспечению управления конкретной организации".

Типовая инструкция

Примерная инструкция

Инструкция государственного комитета

1. Общие положения

1. Общие положения

1. Общие положения

2. Документация министерства

2. Прием, регистрация и рассмотрение входящей коррсспондснци и

2. Документация Госстроя России

3. Правила подготовки и оформления документов

3. Подготовка, оформление и размножение документов

3. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов

4. Поисковые системы по документам

4. Организация контроля и проверки исполнения служебных документов

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

5. Контроль исполнения документов

5. Оформление и отправка исходящей корреспонденции

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

6. Работа исполнителей с документами

б. Работа с обращениями граждан

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

7. Составление номенклатуры дел

7. Составление номенклатуры и формирование дел

3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Госстроя России

8. Формирование дел

8. Порядок хранения документов и передача дел в архив

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

9. Экспертиза ценности документов

4.1. Приказ. Распоряжение

10. Оформление дел

4.2. Положения, правила, инструкция

11. Составление описей дел

4.3. Протокол

12. Оперативное хранение документов и дел

4.4. Служебные письма

13. Передача дел на архивное хранение

5. Правила оформления документов

5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.2. Организация доставки документов

6.3. Прием. Обработка и распределение поступающих документов

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.7. Учет количества документов

6.8. Работа исполнителей с документами

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

7. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.2. Организация поисковой системы по документам

8. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Федерации и Правительства РФ

9. Организация документов в делопроизводстве

9.1. Составление номенклатуры дел

9.2. Формирование и оформление дел

9.3. Организация оперативного хранения документов

10. Порядок передачи документов на хранение в архив

10.1. Экспертиза ценности документов

10.2. Подготовка и передача документов в архив

Представленное сравнение наглядно показывает, что любая инструкция по документационному обеспечению управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В приложение к Инструкции по документационному обеспечению управления, как правило, включают следующие документы.

  • 1. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции.
  • 2. Образец регистрационно-контрольной карточки.
  • 3. Журнал регистрации входящих документов.
  • 4. Образец углового (продольного) бланка письма.
  • 5. Образец углового (продольного) общего бланка.
  • 6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и (или) должностного лица.
  • 7. Образцы оформления организационных документов.
  • 8. Образцы оформления распорядительных документов.
  • 9. Образцы оформления справочно-информационных документов.
  • 10. Образец согласования проекта распорядительного документа.
  • 11. Примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать.
  • 12. Маршрутно-технологические карты движения документов в организации.
  • 13. Образец листа – заверителя дела.
  • 14. Образец обложки дела.
  • 15. Образец внутренней описи.
  • 16. Образец формы номенклатуры дел.
  • 17. Образец формы описи дел.
  • 18. Образец акта об уничтожении дел.
  • 19. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.

Инструкция утверждается либо непосредственно подписью руководителя организации, либо приказом. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции.

При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка, что она является приложением к распорядительному документу.

В инструкцию по документационному обеспечению управления обычно не включаются правила работы со спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской, финансовой, кадровой и т.п.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>