Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

15.4. Документирование конфиденциальных сведений

Документирование конфиденциальный информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой но составлении открытого документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения в тайне сведений, включаемых в документ.

В ходе составления конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз, которые реализуются за счет следующих факторов:

  • – документирования конфиденциальной информации на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы конфиденциальной документации (КД);
  • – подготовки к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, т.е. документирования определенной информации;
  • – включения в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны фирмы;
  • – случайного или умышленного занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
  • – изготовления документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;
  • – утери оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчания этого факта и попытки подмены утраченных материалов;
  • – сообщения содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированного копирования документа или его части (в том числе на неучтенном носителе информации);
  • – утечки информации по техническим каналам;
  • – ошибочных действий работника службы конфиденциальной документации (КД), особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.

В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирования сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственником информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

  • – получение разрешения на издание конфиденциального документа;
  • – установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
  • – оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
  • – составление вариантов и черновика текста документа;
  • – получение разрешения на изготовление документа;
  • – учет подготовленного черновика конфиденциального документа;
  • – изготовление проекта конфиденциального документа;
  • – издание конфиденциального документа.

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксирования ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им также всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>