Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Носители конфиденциальной документированной информации

Следующим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фото пленки, магнитных носителей и т.п.), на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

Документированная конфиденциальная информация может фиксироваться на следующих носителях:

  • – для традиционных текстовых документов: специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;
  • – чертежно-графических документов: пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;
  • – машиночитаемых документов: маркированные и пронумерованные носители информации;
  • – аудио- и видеодокументов: маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;
  • – фотодокументов: маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.

Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации или, как часто их называют в научной литературе – документов предварительного учета, можно назвать следующие:

  • – закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;
  • – присвоение носителю учетного номера и включение его в справочноинформационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
  • – документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками фирмы, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
  • – контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или сто частей, потерявших практическое значение.

Все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления на них проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа. При этом реализуются следующие требования обеспечения защиты информации:

  • – формирования основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;
  • – предупреждения возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;
  • – формирования грифа конфиденциальности будущего документа;
  • – предупреждения возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
  • – предупреждения технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
  • – включения носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.

В службах КД коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирование элементов конфиденциальной информации ведется на не учитываемых предварительно носителях.

Однако не следует думать, что не учитываемый носитель – это любой кусок бумаги, на котором можно фиксировать конфиденциальные сведения и который затем можно смять и выбросить в мусорную корзину. Не учитываемый носитель – это блокнот или тетрадь с пронумерованными листами, наличием заверительной надписи и росписью целевого использования каждого листа. Обязательно учитываются типовые формы и бланки документов. На чистых листах бумаги ставится штамп службы КД, листы нумеруются. У носителя может отсутствовать учетный номер, но в опись документов, находящихся у исполнителя, он обязательно вносится. Исполнитель в любой момент должен быть готов отчитаться об использовании каждого листа.

В производственных и исследовательских фирмах, обладающих оригинальными технологиями и производственными секретами типа "ноу-хау", конфиденциальные документы на всех уровнях управления целесообразно составлять только на предварительно учтенных носителях информации.

Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления и в любых структурах подлежат магнитные носители информации, для которых угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителя. Надписи делаются механически стойким красителем. Одновременно этим же веществом окрашиваются винты и иные детали, скрепляющие корпус носителя информации или футляра с целью сигнализирования об их несанкционированном вскрытии.

Этап оформления и учета носителей конфиденциальной информации, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры:

  • – первичного оформления носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов;
  • – традиционного или автоматизированного учета носителя, при котором документируется факт включения носителя в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;
  • – окончательного оформления носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;
  • – выдачи учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепления за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;
  • – выдачи исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;
  • – приема от исполнителя носителя информации, в процессе которого проверяется комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу КД;
  • – ежедневной проверки правильности учета носителей и их наличия.

При работе с сотрудником фирмы работник службы КД педантично решает следующие задачи обеспечения защиты информации:

  • – предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа, или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
  • – выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведения служебного расследования;
  • – предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;
  • – обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификации части носителя;
  • – обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя, изменения формата, нумерации листов, вырывания листов, их загрязнения, склеивания и т.п.;
  • – предотвращение несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;
  • – предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе сто выдачи исполнителю и прием от исполнителя.

Следовательно, до начала составления черновика конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>