Учет и контроль движения конфиденциальных документов

Пятая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете – присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего "жизненного цикла".

Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно учитываются черновики подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера, в том числе регистрационный номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов.

Как видим, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы – до изготовления проекта документа с черновика.

Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации.

Важно отметить, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно должен быть зафиксирован по двум видам учета: во-первых, учету носителей документированной информации и, во-вторых, учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Изготовление конфиденциальных документов

Целью этапа изготовления конфиденциального документа является перепечатывание черновика

документа и создание оформленного в соответствии с государственным стандартом оригинала (беловика) проекта документа, предназначенного по окончании этана издания стать подлинником документа.

В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

  • – предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;
  • – обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроля за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей за счет установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и др.;
  • – обеспечение тайны информации за счет изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;
  • – обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов за счет нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

В этап изготовления конфиденциальных документов включаются следующие технологические процедуры:

  • – приема работником службы КД от исполнителя черновика документа;
  • – традиционного или автоматизированного учета черновика и проекта подготовленного документа;
  • – печатания и выдачи черновика и проекта документа исполнителю;
  • – перепечатывания отдельных листов и документа в целом;
  • – снятия копий с документа, производства выписки и изготовления дополнительных экземпляров документа;
  • – ежедневной проверки наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно тиражированные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на тиражированном документе и в учетной карточке.

Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных компьютеров. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются и затем вписываются от руки первым руководителем в изготовленный экземпляр документа.

Основная масса типовых проектов по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализованно самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа возвращается исполнителю под подпись в учетной карточке.

При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинах, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.

Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.

Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей оргтехники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа (с соблюдением указанных выше требований).

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Они должны разрываться, помещаться в специальный сборник (опечатанный ящик) и затем уничтожаться в установленном порядке.

Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например, использование красящих лепт, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании или обеспечивающих угасание текста при неправильном обращении или копировании документа, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам: шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или копировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного и (или) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Носители информации подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается подписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера. Факт форматирования или уничтожения носителя информации отражается в карточке или журнале инвентарного учета носителей.

Издание конфиденциальных документов

Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

  • – предупреждение ознакомления с документом должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;
  • – предупреждение утраты документа или его частей, элементов текста в процессе передачи документа при издании;
  • – перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.

Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

  • – заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);
  • – итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);
  • – внешнее согласование документа;
  • – подписание документа руководителем;
  • – утверждение, одобрение документа (при необходимости).

Процедуры этого этапа организуются лично исполнителем документа.

При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется подписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы.

Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик, редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется подписью работка службы КД и датируется.

Следовательно, документирование конфиденциальных сведений – изготовление конфиденциального документа сопровождается рядом специфических технологических этапов, необходимых для решения задач обеспечения сохранности всех носителей и конфиденциальности документируемой информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к утрате секретов фирмы.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >