Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

17.3. Типовые и ведомственные перечни документов

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хранения различных функциональных групп документов:

  • – изобретений и открытий;
  • – документов с повторяющейся информацией;
  • – научно-технической документации;
  • – производственных автоматизированных систем управления;
  • – редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли; все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения" (2000 г., 2006 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения" (1988 г.).

Перечень типовых документов и его структура

Действующий Перечень (табл. 17.1) разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

  • – организация системы управления;
  • – планирование деятельности;
  • – финансирование деятельности;
  • – учет и отчетность;
  • – экономические, научные, культурные связи;
  • – информационное обслуживание;
  • – трудовые отношения;
  • – кадровое обеспечение;
  • – материально-техническое обеспечение деятельности;
  • – административно-хозяйственные вопросы;
  • – социально-бытовые вопросы;
  • – деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

Таблица 17.1

Выписка из Перечня типовых управленческих документов

статьи

Вид документа

Срок

хранения

Примечания

67

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) по организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:

  • а) по месту разработки и утверждения;
  • б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

69

Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Пост.

70

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации

5 л. ЭПК

71

Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л. ЭПК

После истечения срока действия договора

72

Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:

  • а) распорядительных и нормативных документов организации;
  • б) поступающих и отправляемых документов;
  • в) обращений граждан;
  • г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;
  • д) аудиовизуальных документов

Пост.

  • 3 г.
  • 5 л.
  • 3 г. хранения 3 г. ЭПК

Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

75

Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета:

  • а) приема посетителей;
  • б) рассылки документов;
  • в) бланков строгой отчетности;
  • г) машинописных, компьютерных работ;
  • д) выдачи дел во временное пользование
  • 3 г.
  • 2 г.
  • 3 г. 1 г. 3 г.

78

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 л.

80

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л.

81

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 л. ЭПК

После истечения срока действия договора

Некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 "Книги, журналы, картотеки учета" содержит пункты от "а" до "п":

  • а) ценных бумаг – постоянно;
  • б) договоров, контрактов соглашений – 5 лет ЭИ К;
  • в) основных средств – 5 лет.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне "5 л. ЭПК" означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: "До замены новыми", "До минования надобности", "После истечения срока действия договора", "При условии завершения проверки (ревизии)" и др.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>