Полная версия

Главная arrow Логистика arrow Логистика снабжения

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

2.2. Управление процедурами заказов

В соответствии с последовательностью операций, представленной на рис. 2.1, управление закупками инициируется процедурами сбора и обработки заказов внутренних и внешних клиентов компании.

Этап идентификации потребности внутренних клиентов фирмы включает в себя сбор и обработку заявок подразделений компании на предметы снабжения и услуги, а также планирование потребности в предметах снабжения. Получение информации о необходимости закупок может поступать в службу снабжения в виде:

  • – заявки, отправляемой инфраструктурным (складом) или функциональным подразделением компании по результатам контроля запасов предметов снабжения;
  • – спецификации изделия готовой продукции ( Bill of Materials – BOM), выдаваемой производственным отделом, и пр.

Операционная деятельность по управлению закупками начинается с определения тех транзакций, которые должны быть установлены между отделом закупок и конкретными потребителями предметов снабжения (подразделениями) фирмы. В некоторых случаях, например при изменении ассортимента выпускаемой ГП, может быть пересмотрен состав внутрифирменных потребителей и (или) номенклатура предметов снабжения. Как только внутрифирменные потребители и номенклатура предметов снабжения определены, должны быть установлены требования к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу и, кроме того, требования пользователей, определяющие сервис поставок.

Получив заявку или ведомость материалов, менеджер по закупкам проверяет ее на точность заполнения, соответствие спецификациям и отчетным документам, чтобы выяснить тип закупки, т.е. относится эта заявка к повторной закупке или речь идет о новой (модифицированной) закупке.

В общем случае здесь могут рассматриваться четыре закупочных ситуации[1].

  • 1. Ситуация типового заказа, когда продукт ранее уже неоднократно закупался и, соответственно, общие процедуры размещения и обработки таких заказов уже отработаны.
  • 2. Ситуации, сопровождающиеся процедурными трудностями. Это закупка, не относящаяся к категории типового заказа, когда, например, требуется, чтобы сотрудники организации-покупателя узнали, как следует пользоваться закупаемыми предметами снабжения.
  • 3. Ситуации, вызванные проблемами использования продукции. Это нетиповые (модифицированные) закупки продуктов, разработанных с целью заменить ранее используемые, при этом новые продукты должны пройти тестирование на работоспособность.
  • 4. Ситуации, требующие межфункциональной координации в компании, – это нетиповые закупки продуктов, использование которых может повлиять на деятельность многих отделов и подразделений компании, из-за чего в процесс принятия решений может быть вовлечено множество сотрудников всей компании.

Пример

Предприятие, оказывающее логистические услуги, закупает дизельное топливо и прочие ГСМ для заправки автомашин и грузоподъемных механизмов, а также запасные части для обеспечения их эксплуатации и проведения планово-предупредительного ремонта. Поскольку заправочные объемы содержатся в технической документации, а время наработки на отказ отдельных агрегатов зависит от интенсивности перевозок и параметров грузопотока, то заказы на закупку, размещаемые службой снабжения у поставщиков, с которыми установлены долгосрочные хозяйственные связи, носят типовой и регулярный характер, не требующий дополнительных согласований. Размеры заказов на закупаемую продукцию и объемы хранимых запасов подкрепляются результатами обработки ретроспективной информации.

Однако вследствие некоторых объективных факторов возникает необходимость проведения внеплановых ремонтных работ. Допустим, что неожиданно протекла кровля здания автохозяйства предприятия и возникла необходимость отремонтировать ее. Но объемы кровельных работ могут отличаться от случая к случаю как по своему составу, так и по номенклатуре используемых материалов. Поэтому в случае, когда выполнение работ хозяйственным способом (силами штатных сотрудников предприятия) не представляется возможным, руководство нанимает подрядчика, процедура выбора которого требует дополнительной координации действий службы снабжения с другими подразделениями предприятия, такими как:

  • – служба главного инженера – в целях составления объективного технического задания подрядчику (включая смету), определения объема и сроков проведения кровельных работ;
  • – правовой (юридический) отдел – для определения общего соответствия договора подряда нормам гражданского законодательства;
  • – финансовый отдел – на предмет изыскания и выделения дополнительных денежных средств и т.д.

Если запрашиваемый предмет снабжения – заявка о стандартной повторной закупке, которая до этого делалась у поставщика, чья цена удовлетворяет компанию, ему, как правило, отправляется повторный заказ. Если же запрашиваемый предмет относится к категории новой закупки, могут быть выполнены следующие шаги.

  • 1. Запросы ценовых котировок или коммерческие предложения (Request for Quotation – RFQ), отправляемые возможным поставщикам с приложением дополнительных документов (чертежей, спецификаций и т.д.), которые помогут поставщику подготовить оферту.
  • 2. Получение оферт в ответ на RFQ, которые сравниваются по цене, качеству, условиям доставки, логистическим издержкам и т.д.
  • 3. Если речь идет о больших объемах закупок (или о дополнительных требованиях по качеству, условиям поставок и т.п.), с поставщиками проводятся дополнительные переговоры, в ходе которых происходит оценивание, насколько они способны выполнить данный заказ.
  • 4. Продавцу, чья оферта, при необходимости скорректированная в ходе последующих переговоров, является наиболее приемлемой, отправляется заказ на закупку.
  • 5. От поставщика необходимо получить подтверждение о принятии заказа. После получения подтверждения его необходимо изучить, чтобы удостовериться, что заказ принят на согласованных условиях, после чего подтверждение вводится в информационную систему.

Существует несколько типов заказов на закупку, которые отличаются друг от друга продолжительностью действия, точностью регламентирования поставок и некоторыми другими признаками:

  • – простой заказ на закупку (purchase order);
  • – долгосрочный контракт (blanket purchase order);
  • – график поставок (supplier schedule);
  • – системный контракт (system contract).

Простой заказ представляет собой заказ на закупку одной или нескольких номенклатурных позиций. Каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм его подтверждения и одобрения (авторизации). В структуре заказа выделяют заголовочную, содержательную и оформляющую части.

Важную роль играет статус заказа (открыт, закрыт, отменен), показывающий его состояние. Закрытие заказа производится либо при полном получении номенклатурных позиций по нему, либо волевым решением, даже при неполном получении изделий и материалов по заказу. Открытые заказы в той части, в которой они еще не выполнены, представляют собой данные о запланированных поступлениях номенклатурных позиций, учитываемые MRP при планировании потребности в материалах и компонентах.

Вторым типом заказа является долгосрочный контракт, который содержит ту же самую основную информацию, что и простой, однако не содержит сведений о сроках и объеме поставок. Отгрузка поставщиком производится в рамках долгосрочного контракта по запросу покупателя (иногда трактуемому как простой заказ на закупку, который уменьшает объем поставки по долгосрочному контракту в случае своего выполнения), содержащему сведения о сроках и объемах. Применение данного типа заказа позволяет снизить издержки снабжения в основном для недорогих регулярно потребляемых изделий.

Пример

Возможны следующие варианты долгосрочного контракта:

  • – общий объем поставок в натуральном выражении зафиксирован, и тогда каждая отгрузка уменьшает оставшееся для поставки количество (этот вариант встречается существенно чаще, может еще и фиксироваться контрактная цена);
  • – общий объем поставок в натуральном выражении жестко не зафиксирован.

Можно как разновидность долгосрочных контрактов упомянуть еще и контракт на закупку у поставщика неконкретных номенклатурных позиций и времени работы его производственных мощностей. Такая ситуация возможна при неопределенности спроса на продукцию предприятия-заказчика в разрезе конкретных номенклатурных позиций и более надежной оценке спроса на уровне товарных групп. В данном случае есть возможность транслировать этот спрос в потребность в группах материалов и комплектующих и совместно с поставщиком оценить объем производственных мощностей поставщика, необходимый для выполнения поставок. Конкретные номенклатурные позиции заказываются покупателем в рамках этого долгосрочного контракта, уменьшая объем производственных мощностей, который еще остался выделенным покупателю в рамках контракта.

График поставок представляет собой долгосрочный контракт, для которого указаны точные даты и объемы поставок в течение длительного времени. В этом случае должна быть известна календарная потребность предприятия-покупателя в конкретных номенклатурных позициях, т.е. в какой день (а может быть, даже в какой час) какое количество какой номенклатурной позиции покупатель желает получить от поставщика. Графики поставок требуют соблюдения дисциплины поставок и позволяют свести к минимуму складские запасы и, как следствие, понизить издержки производства и реализации продукции. В развитых странах, например, многие автомобилестроительные компании работают со своими поставщиками и субподрядчиками именно на основе графиков поставок.

Наконец, последний тип заказов – системный контракт. Он является модификацией долгосрочного контракта. Клиент может, скажем, просто заказать поставку по телефону на основании каталога поставщика. При этом минимизируются затраты на обработку документов, например, упаковочный лист может одновременно служить и в качестве счета-фактуры. Обычный заказ на закупку, как η случае долгосрочных контрактов, не формируется. Подобная упрощенная форма заказа, с одной стороны, упрощает закупки процедурно, а с другой стороны, не остается документальных "следов" размещения заказа.

Дальнейшую операционную деятельность по управлению закупками, необходимую, чтобы отслеживать прохождение заказа и гарантировать, что даты доставок будут соблюдены для ускорения доставки просроченных заказов, можно укрупненно представить в виде следующих этапов.

  • 1. Поставщик отправляет в отдел снабжения компании потребителя уведомление, подтверждающее, что товары отправлены или готовы и их можно забрать. Копии уведомления тоже могут быть отправлены в заинтересованные подразделения, например отдел логистики для отслеживания заказов и организации хранения.
  • 2. По получении предметов снабжения на складе осуществляют входной контроль по количеству (объемы заказов, ассортимент) и качеству. Если необходимо, в проверке характеристик качества или спецификации может участвовать и подразделение инспекции по качеству. При соответствии полученной продукции параметрам заказа составляется акт приемки, его копии отправляются в отдел закупок. При несоответствии извещается отдел закупок, а поставщику может быть отправлена претензия.
  • 3. От поставщика получают инвойс, подлежащий оплате. Сумма инвойса сравнивается с заказом на закупку и актом приемки. Обычно цены проверяет отдел закупок, уделяя особое внимание правомерности любых отклонений от цен, указанных в прейскуранте (договоре, контракте). В случае соответствия инвойс передается в бухгалтерию для оплаты.

  • [1] Сток Дж. Р., Ламберт Д. М. Стратегическое управление логистикой: пер. с англ. 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2005. С. 449.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>