Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

8.5. Типичные ошибки при ведении переговоров

При подготовке и ведении переговоров нередки следующие типичные ошибки:

  • • подготовке к переговорам не уделяется должного внимания. Участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. На самом деле подготовка к переговорам, по данным ряда исследователей, должна занимать до 80% и даже более от общего времени (т.е. времени, отведенного на подготовку и ведение переговоров);
  • • за столом переговоров возникают споры внутри делегации (ведутся "внутренние переговоры"), что недопустимо. Если какие-то вопросы остались несогласованными внутри

делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв;

  • • в ходе переговоров участники не достаточно внимания уделяют тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения. Прорабатывая предложения, обязательно решите вопросы возможной их реализации;
  • • избегайте включать в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на ваш имидж;
  • • нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Старайтесь обойтись "меньшими силами", но они должны быть высококвалифицированными;
  • • не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.

8.6. Регламент Роберта – правила организации и проведения совещания

"Регламент" Роберта – это справочник по парламентской процедуре, составленный на основе правил, принятых в Палате представителей Конгресса США. Подготовлен в 1876 г. военным инженером генералом Генри М. Робертом. Сейчас повсеместно считается одним из самых замечательных документов в истории американской парламентской процедуры. "Правила" стали стандартным руководством по парламентской процедуре для бесчисленных обществ и собраний по всей Америке. Изданы на русском языке в 1992 г.

Далее мы приводим обширную цитату из книги Поля Сопера "Основы искусства речи", которая посвящена основным постулатам регламента Роберта[1].

Парламентская процедура – демократическая процедура. Ее назначение – выявить волю большинства и оградить права меньшинства. Это порядок, при котором люди собираются на равных правах и на основе выработанных сообща и обязательных для всех правил избирают руководство и намечают линию поведения. Идея, положенная в основу парламентской процедуры, благородна. Она обладает тем преимуществом, что облекается в формы, ставшие почти совершенно единообразными, и поэтому при всех видах коллективного обсуждения находит целесообразное применение.

Впрочем, как и всякий предустановленный порядок человеческой деятельности, парламентская процедура не свободна от ошибок. Она может стать объектом злоупотребления, что нередко и случается. Это возможно всякий раз, когда

1) члены коллектива недостаточно бдительны и не знают процедуры; 2) какая-нибудь группировка или отдельное лицо используют ее для противодействия воле большинства; 3) правила процедуры применяются не надлежащим образом или применяются не как средство, а как самоцель.

В общем, чем меньше группа, тем менее строго следует соблюдать правила процедуры. На совещании, в комиссии или в комитете нет необходимости прибегать ко всем или даже некоторым формальным правилам, за исключением, может быть, случаев, когда вопрос касается голосования. Многие более многочисленные по составу заседания проводятся при соблюдении особых правил, например групповые дискуссии и симпозиумы.

Рассмотрим применение парламентской процедуры по следующим разделам: 1) организация группы; 2) порядок дня; 3) процедура голосования; 4) выбор уполномоченных;

  • 5) учреждение комиссий и 6) виды предложений.
  • 1. Организация группы.

Когда люди собираются для обсуждения вопроса, соблюдается следующий порядок:

  • а) один из членов инициативной группы призывает собрание к порядку;
  • б) выбирается временный председатель; выбирается или назначается временный секретарь;
  • в) принимается регламент ведения собрания;
  • г) происходят выборы уполномоченных и членов постоянных комиссий.

Когда с этими мероприятиями покончено, группа может функционировать. Правила организации должны быть по возможности проще. Они предусматривают следующее.

  • 1. Наименование и цели организации.
  • 2. Права членов – условия приема, права и обязанности.
  • 3. Права уполномоченных – условия, необходимые для выборов, сроки, обязанности.
  • 4. Комиссии – их организация, сроки, обязанности.
  • 5. Собрания – сроки назначения, порядок дня, кворум.
  • 6. Условия внесения поправок в правила процедуры.

Большинство организаций, учреждаемых неопытными

людьми, имеет столь строгие правила относительно кворумов, ведения собраний, внесения поправок, что их даже приходится нарушать, чтобы не останавливать работу.

  • 2. Порядок дня. Порядок дня (повестка) собраний должен отвечать особым потребностям группы. Группе, занимающейся искусством речи и организовавшей клуб, не следует перегружать повестку регулярным чтением протоколов, частыми отчетами комиссий, словом, всем, что не содействует осуществлению задач клуба. Порядок дня у большинства организаций следующий:
    • а) открытие собрания;
    • б) чтение протокола;
    • в) отчеты постоянных комиссий;
    • г) отчеты специальных комиссий;
    • д) незаконченные дела;
    • е) новые вопросы;
    • ж) разное: об объявлениях, речах, развлечениях и т.д.;
    • з) объявление о перерыве или закрытии.
  • 3. Процедура голосования. Голосование происходит:
    • а) устно (да, нет);
    • б) путем поднятия рук;
    • в) путем вставания;
    • г) тайной баллотировкой;
    • д) путем поименного опроса.

В большинстве случаев предпочтительно устное голосование. Но если вопрос вызвал горячие дебаты и нельзя предвидеть результаты голосования, председательствующий проводит его путем поднятия рук или вставания. Если по некоторым соображениям тайное голосование избавит собравшихся от чувства смущения и замешательства, председатель предлагает проголосовать именно таким образом. Если он не делает этого, участники собрания могут внести соответствующее предложение, которое принимается простым большинством. Председатель назначает двух или более счетчиков, причем они не должны быть сторонниками какого-либо одного решения вопроса или приверженцами одного кандидата.

Любой член собрания, не согласный с объявленными председателем результатами подсчета, может требовать пересчета голосов. Также после устного голосования можно зая

вить, что "мнения разделились поровну". Это допустимо как предложение, апеллирующее к собранию по поводу решения председателя. В подобном случае он должен провести голосование путем поднятия рук или вставания.

Председатель всегда вправе голосовать, если он член данной группы. Обычно он не пользуется этим правом, кроме случаев, когда его голос создает или нарушает равенство голосов.

  • 4. Выбор уполномоченных. Обычный порядок выборов таков:
    • а) выбор или назначение комиссии по выставлению кандидатур (такая комиссия обычно учреждается на предшествующем собрании);
    • б) представление списка кандидатов (можно представить более одного списка, если это не противоречит уставу организации);
    • в) выставление кандидатур с места (председатель обязан всегда по оглашении доклада комиссии предлагать выдвижение кандидатур с места);
    • г) голосование (обычно тайное);
    • д) подсчет голосов;
    • е) объявление результатов полосования.

Выставление кандидатур не требует повторных предложений и продолжается, пока кто-либо не внесет предложения о прекращении. Последнее предложение требует повторения, не дебатируется и проходит при большинстве в две трети голосов. Названный кандидат, желающий снять свою кандидатуру, встает и обращается к председателю: "Я прошу снять мою кандидатуру". Предложение, чтобы кто-либо был "избран на основании единогласного шумного одобрения" или чтобы было "объявлено о единогласном решении собрания", не нарушает общепринятого порядка, если только кандидатура лица, упоминаемого в предложении, была выдвинута. Такое предложение, разумеется, отпадает, если все голосуют единодушно. При голосовании устном, с помощью поднятия рук или вставания кандидаты баллотируются в порядке выдвижения.

Поскольку в правилах нс предусмотрено иное, ни один кандидат не объявляется избранным, пока не получил большинства голосов. Если ни один не получит большинства при первой баллотировке, нужно переголосовать все кандидатуры за исключением той, за которую подано наименьшее число голосов. Такую процедуру можно повторить несколько

раз, пока одна кандидатура не получит большинства. Если иное не предусмотрено, избранное лицо непосредственно приступает к своим обязанностям.

5. Учреждение комиссий. Правила, регулирующие выборы постоянных комиссий и их обязанности, должны быть включены в устав организации. Члены специальных комиссий или выбираются, или назначаются председателем организации. Вопрос о выделении их, если не предусмотрено иное, ставится путем предложения: "Вношу предложение, чтобы председатель назначил..." или "Вношу предложение, чтобы собрание избрало...". Как правило, в предложении должны быть указаны количественный состав, сроки полномочий и функции комиссии. Если в задачи комиссии входит формулировать программу действий по обсуждаемому вопросу, она должна состоять из сторонников предложенных мероприятий. Если же ее назначение – быть только совещательным органом, в ее состав должны войти лица, представляющие обе или другие точки зрения, имеющие непосредственное отношение к проработке вопроса.

При отсутствии иных предложений со стороны председателя или присутствующих лицо, получившее большинство голосов или выдвинутое первым со стороны председателя, становится во главе комиссии. Но может быть постановлено, чтобы комиссия сама избрала председателя. Обычно число членов комиссии нечетное, причем запрашиваются отчеты как большинства, так и меньшинства. Отчет комиссии может сопровождаться предложением по поводу программы действий собрания. Предложение вносится председателем комиссии, докладчиком или любым членом организации. Если комиссия представила свой завершающий отчет, она автоматически распускается, поскольку не будет внесено и не пройдет предложение передать вопрос для вторичного рассмотрения.

6. Виды предложений. Предложения делятся на четыре группы – основные, вспомогательные, побочные и привилегированные. Отличие основных предложений в том, что они представляют единственный способ внести на обсуждение и на решение главный вопрос. Все другие предложения чисто процедурного характера. Они преследуют цель поддержания порядка и ограждения собрания (побочные и привилегированные предложения) или продвижения основных предложений (вспомогательные).

А. Основные предложения.

  • 1. Основной вопрос. Иногда он рассматривается, как единственное основное предложение. Внесенный на рассмотрение, он составляет предмет обсуждения собрания. Все, что делает парламентская группа, с начала до конца сосредоточено вокруг основного вопроса.
  • 2. Предложение поставить отложенный вопрос. По данному предложению отложенный вопрос можно снова поставить на обсуждение и голосование. Оно не допускает поправок и прений и не рассматривается, если обсуждается другой вопрос.
  • 3. Предложение пересмотреть вопрос. Вносится с целью снова обсудить предложение, которое было принято или отвергнуто на данном или предыдущем собрании. Его вносит только лицо, голосовавшее на стороне большинства при первоначальном решении вопроса, и в любое время, даже если приходится прервать оратора. Но его нельзя ставить на голосование, пока не покончено с вопросом, обсуждение которого было прервано. Предложение о пересмотре не допускает поправок, но может подвергнуться обсуждению, если предложение, к которому оно относится, вызвало прения.
  • 4. Предложение об отмене. Это предложение призывает к отмене мероприятий, намеченных на предыдущем собрании. Допускает поправки и требует для проведения две трети голосов.
  • 5. Предложение об установлении особого порядка занятий. Его цель – организовать рассмотрение частного вопроса в установленное время. Допускает поправки, обсуждение, требует для проведения две трети голосов.

Б. Вспомогательные предложения.

Вспомогательные предложения имеют преимущество над основными и в пределах своей группы располагаются также по признаку преимущества. Вспомогательному предложению дается преимущество на внесение его на обсуждение перед другим, еще не решенным вопросом. Но если такое предложение не решает вопроса, обсуждение продолжается до тех пор, пока не исчерпан список ораторов. В дальнейшем эти предложения перечислены в порядке их преимущества.

  • 1. Предложение отложить дискуссию. По его принятии вопрос откладывается до тех пор, пока не будет внесено предложение снова поставить его на обсуждение. Оно не допускает ни поправок, ни прений.
  • 2. Предложение закрыть прения. По его принятии обсуждаемый вопрос ставится на голосование. Не допускает поправок и прений и проходит только при большинстве не менее двух третей голосов.
  • 3. Предложение об ограничении времени. Его формулировка: "Г-н председатель, я вношу предложение ограничить время до двух минут на выступающего". Допускает поправки, но не прения. Предложение увеличить время подчиняется тому же регламенту.
  • 4. Предложение отложить вопрос на определенный срок. Если оно принято, отложенный вопрос, в назначенное время включается в повестку дня. Допускает поправки и прения.
  • 5. Предложение передать вопрос в комиссию. Допускает прения и поправки.
  • 6. Предложение создать комиссию для обсуждения вопроса в целом. Если оно принято, созывается комиссия под председательством уполномоченного по данному вопросу, которая рассматривает без соблюдения формальностей ожидающий решения вопрос.
  • 7. Предложение о поправке. Вносится на предмет изъятий, изменений и добавлений к обсуждаемому вопросу. Также может иметь в виду разделение вопроса на два и более самостоятельных, подлежащих отдельному обсуждению и по постановлению собрания – отдельному голосованию. Допускает поправки и прения.
  • 8. Предложение об отложении на неопределенный срок. Фактически пресекает возможность мероприятия. Если оно принято, отложенный вопрос ставится на собрании только при условии предложения о пересмотре. Допускает прения, но не поправки.

В. Побочные предложения.

Побочные предложения нс располагаются по признаку преимущества, но по практическим соображениям обладают преимуществом над всеми предложениями, за исключением привилегированных. Для внесения побочных предложений (кроме относящихся к отступлению от регламента и снятию предложения) оратора можно прервать.

  • 1. Предложение к порядку обсуждения: "Г-н председатель! Прошу слова к порядку обсуждения". Выдвинувший предложение указывает, что ведение собрания председателем или действия участника собрания расходятся с установленным порядком. Вопрос решается председателем или путем голосования.
  • 2. Апелляция по поводу ведения собрания: "Г-н председатель! Я не согласен с порядком ведения собрания". Председатель спрашивает, почему, и если не соглашается, то ставит вопрос на голосование: "Не согласные с порядком ведения собрания председателем..." и т.д.
  • 3. Парламентский запрос (и требование информации). В действительности это вопрос, относящийся к процедуре или к заявлениям оратора: "Г-н председатель! Уместно ли в данное время внести предложение об отложении обсуждения?" Или: "Г-н председатель! Не позволит ли оратор задать ему вопрос?" Председатель спрашивает оратора, и, если тот не возражает, задается соответствующий вопрос.
  • 4. Предложение о снятии предложения. Вносится только автором предложения, о котором идет речь. При отсутствии возражений оно автоматически снимается, в противном случае ставится на голосование. Его нельзя голосовать, если поступает привилегированное предложение или не закончено с другим предложением. Не требует повторности. Не допускает поправок и прений.
  • 5. Предложение об отступлении от регламента. Вносится для обсуждения частного вопроса; в отношении преимущества уступает привилегированным. Допускает поправки, но не прения. Для проведения требуется две трети голосов.
  • 6. Возражение против обсуждения. Вносится обычно по соображениям целесообразности. Не имеет отношения к порядку дня. Может прервать оратора, не требует повторности, не допускает ни поправок, ни прений. Принимается при большинстве в две трети голосов.

Г. Привилегированные предложения.

Эти предложения пользуются наибольшими преимуществами и в пределах своей группы по признаку важности располагаются следующим образом.

  • 1. Предложение о сроке следующего собрания. Уместно во всякое время до объявления результатов голосования об отложении. Допускает прения и поправки.
  • 2. Предложение об отложении собрания. Допустимо в любое время, кроме случаев, когда или не решен вопрос о сроке следующего собрания, или оратор еще имеет слово, или идет проверка итогов голосования. Не допускает ни прений, ни поправок.
  • 3. Предложение о перерыве: "Г-н председатель! Вношу предложение о перерыве на двадцать минут". Допускает

только поправки в отношении длительности, причем обсуждаются только эти поправки.

  • 4. Привилегированный вопрос: "Г-н председатель! У меня привилегированный вопрос". Он схож с предложением к порядку дня и всегда имеет в виду срочные мероприятия – прекращение беспорядка, оскорбительных выходок. Может прервать оратора. Не требует повторного предложения. Не допускает ни поправок, ни прений. Решается вопрос председателем или простым большинством голосов.
  • 5. Предложение к порядку дня. Если регламент установлен в самом уставе организации или принят специальным голосованием для данного собрания, председатель обязан соблюдать его, переходя от вопроса к вопросу по повестке дня. При упущениях председателя в этом направлении участник собрания может встать и сказать: "Г-н председатель! Имею слово к порядку дня". Предложение может прервать оратора. Не допускает ни повторных предложений, ни поправок, ни прений. Только предложение об отступлении или о внесении специального вопроса может составить исключение в установленном порядке дня. Впрочем, предложение, отложенное на определенный срок, в указанное время становится привилегированным.

Эти краткие сведения, касающиеся дискуссии и парламентской процедуры, следует восполнить изучением общепринятых работ по данному вопросу.

  • [1] См.: Сопер П. Основы искусства речи. М.: Прогресс; Прогресс-Академия, 1992. С. 346–357.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>