Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Информатика для экономистов

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Раздел III. ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Глава 7. ИНСТРУМЕНТАРИЙ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В результате освоения материалов данной главы студенты должны:

знать

  • – требования стандартов к оформлению документов:
  • – классификацию систем подготовки текста:
  • – средства оформления многостраничных документов;
  • – преимущества пользовательского интерфейса Office Fluent и назначение функции Backstage;

уметь

  • – использовать нормативные правовые документы в своей деятельности;
  • – работать с компьютером как средством управления информацией;
  • – создавать новые документы;
  • – редактировать текст;
  • – работать с многостраничными документами;
  • – работать с графическими объектами;
  • – использовать технологию создания таблиц и вычислений в них по формулам;
  • – оформлять документы с помощью колоночного текста;
  • – создавать и использовать шаблоны и стили документов;
  • – коллективно редактировать документы;
  • – создавать письма для рассылки;

владеть

– информационной технологией работы в среде текстового процессора Word 2010.

7.1. Требования стандартов к оформлению документов

Документ в общем смысле представляет материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Учитывая важность документа, за многовековую историю работы с документами сложились определенные стандарты на форму документов различного назначения. Знание стандартов обязательно при профессиональной работе с документами. Поэтому, прежде чем приступить к созданию документа, необходимо ознакомиться с соответствующими стандартами. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов.

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов, приведены в соответствующих стандартах. Тем не менее можно выделить некоторые общие требования, например: "Работа должна быть выполнена печатным способом с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала. Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков – не менее 1,8 мм (кегль не менее 12). Размеры полей установить: правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – не менее 30 мм. Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры".

Кроме того, при оформлении документа в текстовом процессоре должны быть учтены следующие правила:

  • • многостраничные документы должны иметь автоматическую нумерацию страниц (вкладка Вставка/группа Колонтитулы/пункт Номер страницы);
  • • любые внедренные объекты должны иметь автоматически составленные названия (вкладка Ссылки/группа Названия/пункт Вставить название);
  • • при необходимости по тексту ссылок на внедренные объекты следует организовать их как перекрестные (вкладка Вставка/группа Ссылки/пункт Перекрестная ссылка);
  • • нумерация и маркировка списков производятся автоматически (вкладка Главная/группа Абзац);
  • • сноски формируются автоматически (вкладка Ссылки/ группа Сноски);
  • • если в таблицах предусмотрены расчеты, то они выполняются с помощью формул (курсор установить внутрь таблицы, вкладка Макет/группа Данные/пункт Формула);
  • • если документ предусматривает наличие оглавления, то оно составляется автоматически по заранее созданным заголовкам (вкладка Ссылки/группа Оглавление).

При оформлении заголовков надо придерживаться следующих рекомендаций:

  • • оформлять заголовки специально созданными для этих целей стилями;
  • • задавать стилям заголовков оформление, отличное от основного текста;
  • • выделять заголовки увеличенными межабзацными интервалами;
  • • заголовки располагать на одной странице с началом текста, к которому они относятся;
  • • в конце заголовков не ставить точку;
  • • не использовать в заголовках переносы слов.

Большинству специалистов финансовой и банковской сфер деятельности, будь то менеджер, финансовый аналитик, экономист, аудитор, банковский служащий и т.п., приходится работать с документами. Как правило, это работа с текстом, к которому добавляются объекты и фрагменты, различные по своему строению и формату. Работа специалиста финансовой и банковской сфер с документами имеет целью не столько непосредственный набор текста, сколько умение придать ему требуемый вид, применив возможности форматирования.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>