10.5. Создание запросов

Хотя в режиме таблицы доступны самые разные операции сданными – просмотр, сортировка, фильтрация, – запросы являются наилучшим способом отбора необходимых данных. Запросы позволяют проводить вычисления, а также отбирать необходимые данные из нескольких таблиц.

10.5.1. Создание запросов на выборку

Запросы на выборку создаются двумя основными способами: с помощью конструктора запросов и мастера запросов. Независимо от того, какой из способов используется, для создания запроса на выборку необходимо выполнить несколько стандартных действий.

• 1. Сначала нужно выбрать источник записей для запроса. Источником записей могут быть одна или несколько таблиц, один или несколько запросов либо сочетание этих элементов.
• 2. В источнике записей следует выбрать ноля, которые должны быть включены в запрос.
• 3. Добавить в запросы условия сортировки, фильтрации и другие условия отбора.

При выполнении запроса на выборку MS Access выводит результаты в таблицу. Результат работы запроса называется набором записей, и с ними можно работать точно так же, как с таблицей. Например, можно добавлять и изменять данные, и нее внесенные изменения будут сохранены в таблицах, которые послужили источником записей для запроса.

Кроме того, набор записей может служить источником данных для форм, отчетов и даже других запросов.

Рассмотрим на примере создание запроса в режиме конструктора.

Выберите команду Конструктор запросов в группе Запросы на вкладке Создание.

Окно конструктора запросов (рис. 10.29) разделено на две части. В верхней части должны находиться макеты таблиц или запросов, на основе которых создается запрос. В нижней части бланка выполняется вся работа по созданию запроса.

Рис. 10.29. Окно запроса в режиме конструктора

Чтобы поместить таблицы на бланк запроса, воспользуйтесь диалоговым окном Добавление таблицы (вызвать данное окно можно в режиме конструктора запроса с помощью команды Отобразить таблицу в группе Настройка запроса на вкладке Работа с запросами, рис. 10.30).

Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Выбрать поля можно несколькими спосо-

Рис. 10.30. Кнопка Отобразить таблицу

бами. Например, нужно выделить нужное поле в верхней части бланка запроса и дважды щелкнуть на нем.

Установка свойств полей. Поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Иногда, например в случае вычисляемых полей, возникает необходимость задать другие значения свойств: формат поля, число десятичных знаков, подпись.

Чтобы задать свойства поля, откройте запрос в режиме конструктора, установите курсор в это поле в нижней части бланка запроса, а затем нажмите на кнопку Страница свойств в группе Показать или скрыть на вкладке Работа с запросами (рис. 10.31).

Рис. 10.31. Кнопка для вызова окна свойств

Ввод условий отбора. Ввод условия отбора в запросе аналогичен заданию условия на значение для поля таблицы. Если необходимо отобрать записи, удовлетворяющие условию, введите его в строке "Условие отбора" в нижней части бланка запроса.

В качестве примера рассмотрим создание запроса, отображающего товары, проданные фирмами Citilink и Dinikin с 5 по 15 декабря 2003 г., указав наименование товара, его цену и размер скидки (рис. 10.32).

Рис. 10.31. Пример создания простого запроса

Сортировка блоков данных в запросе. Блоки данных в запросе могут быть рассортированы алфавитным или числовым способом в возрастающей (А – Я, 0 – 9) или убывающей (Я – А, 9 – 0) последовательности по содержимому отдельных полей. Можно одновременно производить сортировку по содержимому нескольких полей (до десяти):

• • щелкните мышью в строке "Сортировка" того столбца (поля), по которому необходимо произвести сортировку;
• • укажите способ сортировки (рис. 10.33).

Рис. 10.33. Сортировка данных в запросе