Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Информатика для экономистов

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

10.6.3. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты

Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:

  • • откройте форму (отчет) в режиме конструктора;
  • • выберите пиктограмму Поле (вкладка Конструктор, группа Элементы управления);
  • • выберите мышью пустое место в любой области формы или отчета (например, область примечаний);
  • • для появившегося нового поля укажите необходимые свойства:
    • – откройте окно свойств поля с помощью контекстного меню или кнопки Страница свойств (группа Сервис вкладка Конструктор);
    • – для свойства "Данные" введите, начиная со знака "=", нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения могут быть использованы как встроенная функция (например, "=DATEQ" – системная дата), так и любое действие над значениями нолей с использованием арифметических или других операций;
    • – для свойства "Формат поля" выберите из списка тип вычисляемых данных;
  • • в случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись и заполните его нужным текстом;
  • • перейдите в режим формы (отчета).

10.6.4. Создание отчета

Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В MS Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

Так же как и для форм, Microsoft Access предоставляет несколько способов создания отчетов. Рассмотрим создание отчета с помощью инструмента "Отчет".

При использовании этого средства все ноля источника данных (таблицы или запроса) размещаются в отчете. При необходимости можно изменить отчет в режиме макета или конструктора.

Для того чтобы создать новый отчет, необходимо:

  • • в области навигации щелкнуть на таблицу или запрос, данные которых должны отображаться в отчете;
  • • на вкладке Создать в группе Отчеты нажать кнопку Отчет (рис. 10.50).

Создание отчета при помощи Мастера отчетов и с помощью инструмента "Пустой отчет" аналогично рассмотренному выше созданию форм с помощью подобных инструментов.

Окно отчета в режиме конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структу-

Кнопка Отчет

Рис. 10.50. Кнопка Отчет

рой отчета. В эти области при необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.

Заголовок отчета – печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

Примечание группы – печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы. Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа MS Access должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные MS Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

Пример 10.16. Рассмотрим на примере создание отчета "Продажи по дням".

Решение

Предварительно создадим запрос, отображающий дату продажи, наименование товара, номер склада, с которого был продан товар, количество проданного товара, название фирмы, осуществившей продажу. С помощью Мастера на основе запроса создадим отчет, отобразив все поля запроса. Сгруппируем записи по полю "Дата" по дням. Укажем общее количество продаж по каждому дню. В области примечаний укажем общее количество всех продаж. Фрагмент отчета представлен на рис. 10.51.

Фрагмент отчета по продажам по дням

Рис. 10.51. Фрагмент отчета по продажам по дням

Подробно вопросы практической работы с БД MS Access разобраны в книге "Информатика для экономистов: практикум" под ред. В. П. Полякова, В. П. Косарева (Юрайт, 2012).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>