Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Информатика для экономистов

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

11.2.4. Работа с календарем

Для планирования работы и оперативного контроля выполнения сотрудниками офиса производственных заданий программа имеет встроенный электронный календарь. Этот календарь позволяет планировать встречи, отправлять на них приглашения, напоминать о различных событиях, сравнивать расписания и графики, для чего он интегрирован с электронной почтой, контактами и другими средствами MS Outlook. В папке Календарь существует возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. В верхней или левой части окна отображается календарь в сжатом формате как средство перемещения с одного дня на другой в рамках текущего и любого другого месяца. При стандартной загрузке приложения па экране выводится список задач (рис. 11.5).

С помощью календаря можно планировать такие мероприятия, как встречи, собрания, события.

Встречи назначаются с целью выделить определенное время для работы над каким-либо проектом, встречи с кем-либо,

Окно Календаря со списком задач

Рис. 11.5. Окно Календаря со списком задач

посещения чего-либо или кого-либо. Планирование встреч не требует приглашения других людей. Для каждой встречи в календаре можно создать напоминание о ее месте и времени, можно планировать повторяющиеся встречи.

При планировании собрания перечисляются лица, приглашенные на собрание, время и место проведения собрания, и в устанавливаемое в программе время им автоматически будут посланы приглашения. В основу работы планировщика собрания MS Outlook положен анализ данных о занятости конкретных участников и определение наиболее приемлемого для всех участников времени встречи.

Под событием понимается мероприятие продолжительностью до 24 часов. Поскольку события могут быть повторяющимися (например, еженедельные совещания по вторникам и пятницам в течение месяца), можно путем заполнения настроечных параметров автоматически включить их в требуемые дни в календаре.

По умолчанию Календарь настроен на пятидневную рабочую педелю с рабочим днем с 9.00 до 18.00. Изменить настройки можно в окне Параметры Outlook (рис. 11.6), используя же соответствующие поля раздела параметров, можно автоматически или вручную добавить в него планируемые мероприятия или важные события (праздники, дни собраний, научных конференций и т.п.).

Для усиления наглядности запланированные мероприятия могут быть помечены цветом. Если окно мероприятия

Окно изменения параметров Календаря

Рис. 11.6. Окно изменения параметров Календаря

открыто, нужно выбрать соответствующую метку из списка; если мероприятие не открыто в отдельном окне, следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню задать нужную метку. Пометка элементов цветом повышает оперативность процедуры просмотра календаря.

События, которые планируются и фиксируются в календаре, подразделяются на два типа: обычное и приглашенное. Обычное событие означает планирование какого-то мероприятия на целый день. Приглашенное событие означает нс только планирование мероприятия, но и возможность приглашения на него конкретных участников. Приглашенные события уместны при организации конференций, семинаров и пр.

Для создания обычного события в поля окна Встреча заносится нужная информация, устанавливается флажок Целый день, и в ноле Напоминание группы Параметры на ленте управления задается значение нужного времени.

Для создания приглашенного события сначала создастся приглашение на собрание. После установки флажка Целый день собрание преобразуется в приглашенное событие (пример формирования такой информации приведен на рис. 11.7).

При получении приглашения абонент, включенный в сетевую инфраструктуру с помощью программы MS Outlook,

Окно создания встреч

Рис. 11.7. Окно создания встреч

может использовать нескольких вариантов ответа на эти приглашения: принять; отклонить; предложить новое время или дату собрания; проверить календарь; открыть календарь для просмотра расписания и др.

11.2.5. Работа с задачами

С помощью папки Задачи исполнитель может планировать свое время, распределяя выполнение личных и рабочих дел в течение дня, недели, месяца и т.д. Задачи могут снабжаться напоминаниями и обновляться по мере их выполнения. Помимо создания собственных задач, с помощью MS Outlook можно назначать задачи другим исполнителям, получать поручения от коллег и выполнять повторяющиеся задачи.

Создание задачи выполняется на вкладке Задача заполнением полей темы задачи, сроков ее выполнения и состояния. Тема задачи является обязательным для заполнения полем. В дальнейшем название темы выступает как заголовок окна этой задачи (рис. 11.8).

Кроме разовых задач можно создавать задачи, повторяющиеся по определенному графику с равными интервалами времени или через определенные промежутки начиная с момента последнего выполнения задачи. Для настройки параметров повторяющихся задач служит диалоговое окно параметров задачи (рис. 11.9).

Назначение задач необходимо в том случае, если при коллективной работе над каким-то проектом или поручением каждому участнику проекта должны быть поставлены свои, определенные цели и условия, все участники подклю-

Окно для создания задачи

Рис. 11.8. Окно для создания задачи

Окно для задания параметров повторяющейся задачи

Рис. 11.9. Окно для задания параметров повторяющейся задачи

чены к сети и имеют на своем компьютере программу MS Outlook.

Для назначения задачи конкретному исполнителю из группы лиц руководитель должен создать новую или открыть существующую задачу, с помощью кнопки стандартной интерфейсной панели инструментов включить операцию по назначению задачи и далее в появившемся диалоговом окне ввести необходимую информацию:

  • • в поле Кому ввести электронный адрес участника, которому следует назначить задачу, или выбрать его из адресной книги;
  • • заполнить поле Тема и установить сроки;
  • • установить или удалить флажки в окне назначения задачи;
  • • при необходимости ввести дополнительную информацию в соответствующие поля окна и, нажав кнопку отправления, запустить процесс отправки задачи адресату.

Отслеживать процесс выполнения задачи позволяет установка флажков в окне Назначение задачи. Если пользователь, получивший поручение, изменяет его состояние и сохраняет на своем компьютере, руководитель проекта получаете по почте уведомление о необходимости обновления списка задач. Если поручение помечается пользователем как завершенное, то на компьютер руководителя приходит уведомление о завершении поручения. Для удобства контроля над выполнением поручений задачи могут быть отсортированы в зависимости от получателя.

11.2.6. Заметки

Для создания и хранения любых кратких записей, инструкций и других сведений предназначается папка Заметки. Каждая заметка может быть отнесена к определенной категории (идеи, афоризмы, планы на будущее и многие другие).

Для создания заметок пользователь MS Outlook, используя контекстное меню объекта Заметки, вызывает диалоговое окно и вводит в него необходимую информацию.

Созданные заметки можно сохранить в виде обычного текстового файла или документа MS Word, их можно просматривать и редактировать, задавать для них цветной фон и др. Все эти операции достаточно просто выполняются через команды контекстного меню объекта Заметки.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>