Направление потоков информации в организации

Нисходящие коммуникации

По вертикальным каналам коммуникации ("сверху вниз") передается информация, необходимая, во-первых, для осуществления той или иной производственной (в широком смысле слова) деятельности: выпуска какой- либо продукции, услуг и т.д., во-вторых, для целей обратной связи, чтобы сообщить тому или иному работнику о степени успешности его трудовой деятельности (и для коррекции в случае необходимости), и, наконец, в третьих, для обеспечения мотивации этой деятельности, для повышения степени удовлетворенности ею.

Информация, направленная "сверху вниз", включает в себя:

  • 1) приказы и распоряжения руководителей, направляющие нижестоящих по своему организационному рангу работников на выполнение конкретных организационных заданий;
  • 2) различные инструкции, в которых даются соответствующие объяснения;
  • 3) фактические данные, нужные подчиненным для их работы (сюда входит разнообразная информация социально- производственного характера, например сведения о принципах начисления различных надбавок к зарплате, премирования, о трудовых показателях, как индивидуальных, так и групповых, об их оценке руководством, об организации в целом, об истории и традициях организации и ее подразделений, о перспективах развития соответствующих подразделений и организации в целом, о возможностях профессионального и административного роста работника, а также оперативные реакции па те или иные его действия).

Факты, накопленные социальной психологией, показывают важность информированности любого члена организации по ряду вопросов, что объясняется следующими обстоятельствами. Известно, что в структуре потребностей личности существенное место занимает потребность в познании, в информации. Достаточная, на взгляд работника, его информированность является одним из факторов мотивации его труда, удовлетворенности работой. Информированность о делах организации можно также рассматривать как средство повышения идентификации усилий работников с целями своей организации. При нехватке информации, необходимой для членов организации, в ней начинают распространяться различные вымыслы и слухи. Считается, что одной из причин так называемого организационного стресса является ощущаемый работниками дефицит информации, что препятствует успешному выполнению ими своих функций.

Шведский исследователь К. Броннер, опросивший 9877 человек, которые ушли из большой промышленной компании, называет недостаточную информацию в числе факторов, вызывающих фрустрацию[1]. Дефицит информации относительно ожидаемого поведения при выполнении работником своей организационной роли, создавая ролевую неопределенность, вызывает у него также высокую степень психологического напряжения[2].

То, что недостаток необходимой важной информации приводит к эмоциональному беспокойству и перевозбуждению, хорошо выражает формула информационной теории эмоций П. В. Симонова[3]

где Э – степень эмоционального напряжения; П – потребность; Ин – информация, прогностически необходимая для организации действий по удовлетворению данной потребности; Ис – имеющаяся в наличии информация, которая может быть использована для целенаправленного поведения.

Таким образом, важной проблемой совершенствования деятельности организации является обеспечение работников достаточным количеством информации, необходимой им для успешного выполнения своих функций и хорошего самочувствия в данной организации. Поэтому правомерно говорить о специфической социально-производственной информации (термин В. Е. Семенова), которая отражает все стороны жизни организации и способствует ее оптимальному функционированию. Задача обеспечения работников соответствующей информацией возлагается на систему нисходящих официальных коммуникаций.

Говоря о важности информированности каждого работника, следует отметить, что его эффективной деятельности может мешать не только недостаток, но и избыток информации. Это относится и к рядовым членам организации, и к руководителям различных рангов. В идеале необходимо избирательно обеспечивать работников оптимумом информации, избегая как информационной перегрузки, так и дефицита. При этом в каждом отдельном случае вопрос об оптимуме информации требуется решать конкретно, применительно к особенностям ситуации.

Солидные зарубежные компании выпускают обширные по своему содержанию руководства, включающие в себя общие официальные сведения о данной организации, специфике ее деятельности, политике управления персоналом, правовой и внутриорганизационной регламентации осуществляемых трудовых операций и т.п. Для тех, кто находится на низовых иерархических уровнях, издаются менее внушительные по объему справочники, освещающие обязанности и права отдельных работников – представителей различных подразделений и служб. Стиль этих справочников характеризуется значительно менее формальным, более личным подходом. Наряду с этим солидные компании каждые две недели или ежемесячно издают информационный бюллетень для персонала, отличающийся также простым языком. Здесь рассказывается о деятельности компании в социальной сфере, даются материалы о хороших работниках, приводятся ответы на вопросы, интересующие большинство людей. Отметим, что японские фирмы иногда выпускают информационные бюллетени в форме комиксов, до предела упрощая изложение тех или иных сведений.

В заключение следует сказать, что нисходящие коммуникации без учета соответствующих сигналов обратной связи редко бывают эффективными. Даже в случае обоснованного и хорошо обдуманного, как кажется менеджеру, распоряжения не возникает автоматически гарантия того, что оно обязательно будет выполнено. То или иное распоряжение руководителя может быть превратно понято каким-либо работником даже при наличии у него позитивной трудовой мотивации. Поэтому осуществление нисходящих коммуникаций подразумевает учет ответных реакций со стороны персонала.

  • [1] Броннер К. Индустриальные следствия стресса // Эмоциональный стресс / под ред. Л. Леви. М.: Медицина, 1970.
  • [2] Cooper С. L., Dewe P.J., O'Driscoll М. Р. Organizational Stress. Thousand Oaks, Ca.: Sage Publications, 2001.
  • [3] Симонов П. В. Теория отражения и психофизиология эмоций. М.: Наука, 1970.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >