Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Информационные технологии в менеджменте (управлении)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

11.5. Работа в системе управления базами данных MS ACCESS

MS Access – это СУБД, обеспечивающая визуализацию, хранение, поиск и обработку информации.

Запуск MS Access осуществляется: через ярлык MS Access на рабочем столе; ПускПрограммы – MS Office – MS Access.

После запуска появляется стартовое окно, в котором можно создать новый файл БД, указать его имя и местоположение в файловой системе. После нажатия на кнопку Создать появляется окно БД (рис. 11.3).

Настройка инструментария системы осуществляется активизацией Файл в левом верхнем углу экрана и переходом по команде Параметры Access в специальное окно настройки (рис. 11.4).

С помощью проводника (рис. 11.5), расположенного в левой части окна, можно установить различные параметры работы программы:

  • Общие – формат БД, личные настройки, рабочий каталог, порядок сортировки;
  • Текущая база данных – параметры приложений, переходы, строка состояния, формат сохранения рисунков, параме-

Стартовое окно MS Access

Рис. 11.3. Стартовое окно MS Access

Настройка параметров системы

Рис. 11.4. Настройка параметров системы

Установка параметров Access

Рис. 11.5. Установка параметров Access

тры автозамены, параметры ленты и панелей инструментов и др.;

  • Таблица – настройка внешнего вида таблиц (цвета, сетка, шрифт и т.п.);
  • Конструкторы объектов – общая настройка конструкторов таблиц, запросов, форм и отчетов, проверка ошибок в конструкторе форм и отчетов;
  • Правописание – проверка орфографии, словари, параметры автозамены;
  • Язык – выбор языков редактирования и языка интерфейса;
  • Параметры клиента– задание параметров, изменяющих поведение клиента (не распространяется на работу в Интернете): редактирование, вывод на экран, поля печати и др.;
  • Настройка ленты – настройка лент и создание вкладок;
  • Панель быстрого доступа – настройка панели быстрого доступа;
  • Надстройки – установление надстроек программы;
  • Центр управления безопасностью – защита конфиденциальности.

Настроить систему рекомендуется в начале работы.

При возникновении трудностей можно обратиться к справочной системе MS Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню ? (знак вопроса). Контекстнозависимая справка вызывается нажатием клавиши F1.

Завершение работы осуществляется с помощью меню Файл и команд Закрыть базу данных и остаться в окне MS Access или Выход и закрыть окно MS Access.

В состав системы MS Access разработчики включили несколько готовых БД. Они находятся в папке C:Program Files Microsoft OfficeTemplates1049Access. Некоторые из них, например Борей.accdb (Northwind.accdb), мы будем использовать для знакомства с некоторыми приемами работы.

Интерфейс программы MS Access изначально был назван "ленточным" (ribbon), но окончательное его название – Fluent (текучий, простой, свободный).

Договоримся о терминологии, используя рис. 11.6.

Лента – все, что расположено под заголовком программы (①).

Файл – вкладка, расположенная в верхнем левом углу окна программы (②).

Панель быстрого доступа – панель, расположенная в левой верхней части окна, над вкладкой Файл (②). Служит для размещения наиболее часто используемых команд. Может редактироваться пользователем и по его желанию переноситься под ленту.

Вкладки расположены вдоль верхней части ленты (③) и выглядят как меню.

Группы, блоки (④) – поименованные блоки, в каждом из которых подобраны соответствующие команды (например, блок Режимы содержит все режимы просмотра и работы с выбранным объектом базой данных).

Элементы интерфейса MS Access

Рис. 11.6. Элементы интерфейса MS Access

Область перехода (➄) – специальная область, в которой можно активизировать или переключиться в разные объекты и режимы просмотра (например, по дате создания или изменения), а также отказаться от показа того или иного объекта.

С помощью инструмента ➄ можно свернуть область переходов для максимизации рабочего пространства.

При открытии системы появляется диалоговое окно, в котором предлагается выбор: создать новую базу данных или открыть существующую (см. рис. 11.3).

Создать БД можно также с помощью команды Файл – Создать или из списка панели быстрого доступа – Создать, указав имя файла, причем как:

  • • пустую неструктурированную БД (Новая пустая база данных) или
  • • пустую структурированную БД на основе шаблона (Из Microsoft Office Online, Шаблоны из Интернет).

База данных включает в себя различные объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации. Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение .accdb.

Основой БД является таблица, столбец которой называется полем, а строка – записью.

Форма представляет собой электронный бланк и позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи БД.

Запросы – это сформулированная информационная потребность пользователя. Они предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.

Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic.

Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к данным в Internet или Intranet; дают возможность ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети.

Основой БД являются таблицы. Создать таблицу можно несколькими способами (рис. 11.7) (все они локализованы на вкладке Создание – блок Таблицы):

  • • в режиме Конструктора таблиц,
  • • в режиме Таблица;
  • • с помощью Шаблонов таблиц
  • • с помощью импортирования внешних данных – вкладка Внешние данные – Импорт.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>