Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

1.5. Функционирование системы коммуникаций

С точки зрения современной науки, общество, составляющие его группы, организации, как и природа, представляют собой противоречивое единство стабильности и нестабильности, покоя и движения. Поэтому любой социальный анализ предполагает рассмотрение общества, любых составляющих его групп не только в статике, с точки зрения составляющих их устойчивых структур, но и в динамике, с точки зрения их функционирования, изменения.

Под функционированием (от лат. – исполнение, отправление) понимается более или менее устойчивая работа живого организма, машины, организации, ее структур, в том числе коммуникационных. Функционирование – это внешнее проявление свойств какого-либо объекта, исполнение им какой- либо деятельности, роли, предназначения.

Нс только существование в организации коммуникационных структур, более или менее соответствующих своим целям, но и их четкое действие, функционирование способствуют решению многих организационных проблем. В частности, к категории проблем функционирования относится решение задачи повышения согласованности действий отдельных структурных единиц в организации на основе представления подразделениям четких целевых указаний и рабочей информации.

Однако создание таких функционирующих информационных сетей сопряжено с рядом трудностей, которые можно подразделить на две группы проблем:

  • 1) связанные с оптимизацией взаимодействия основных структур системы коммуникаций;
  • 2) возникающие в ходе межличностного взаимодействия.

Рассмотрим эти проблемы.

  • 1. Главная проблема взаимодействия между элементами системы состоит в устранении нечеткости, неопределенности, неудовлетворенности во взаимоотношениях между отдельными коммуникационными структурами организации. Это может порождаться, например, несоответствием руководящих директив в сложившейся конкретной ситуации, недоступностью понимания подчиненными смысла поступающих сверху указаний или несоответствием содержания последующих сообщений, ранее поступивших и т.п. В условиях такого хаотичного движения информации могут возникать и усиливаться следующие барьеры, препятствующие нормальному функционированию информационной системы.
  • Искажение сообщений – это явление, состоящее в засорении сетей неадекватной информацией, не соответствующей реальности. Подобная информация неизбежно приводит к замедлению темпов работ в организации, так как исполнитель не может понять, что и как ему следует делать.

В этой связи уместно вспомнить известную максиму, гласящую, что глупость человечека беспредельна, в то время как возможности человеческого ума ограничены. Приходится говорить о том, что форм искажения информации существует немало.

Укажем лишь наиболее распространенные типы таких искажений: непреднамеренные искажения, возникающие из-за недостатка информации, неясности ситуации; преднамеренное, сознательное искажение информации, которая нередко распознается исполнителем как ложная и вызывает с его стороны сопротивление в той или иной форме. Существует и еще один вид искажения, который называют "фильтрацией информации", в этом случае отсекается ненужная, с точки зрения отправителя, часть информации, что препятствует принятию эффективных управленческих решений; подобного вида искажения часто возникают тогда, когда из-за страха наказания руководителю сообщают только информацию позитивного содержания и скрывают наиболее острые проблемы; данная информация оказывается или бесполезной, или даже вредной.

Информационные перегрузки – еще один фактор, препятствующий нормальной работе коммуникационных структур. Под влиянием таких перегрузок члены организации, особенно руководители, вынуждены отсеивать часть поступающей информации, которая представляется им наименее важной. В результате может сложиться ситуация, когда именно эта часть информации окажется востребованной для обеспечения нормального функционирования организации.

Возникновение барьера информационной перегрузки часто связано с отсутствием в организации работников, исполняющих для руководителя роль "сторожей", обеспечивающих из поступающей информации выделение наиболее важной ее части.

• На функционирование информационных сетей могут оказывать негативное влияние и недостатки в структуре организации. Самый распространенный из них – это существование чрезмерного числа уровней управления, что создает условия для искажения и потерь информации при движении ее от одного уровня к другому. Это относится в первую очередь к восходящим потокам информации, т.е. к ее движению от исполнителей к руководителям, в направлении снизу вверх.

Еще одним структурным недостатком, препятствующим нормальному функционированию коммуникаций, является наличие конфликтов между отдельными подразделениями в организации. Подразделения или отдельные руководители и члены организации, находящиеся в состоянии противостояния, могут использовать коммуникационные сети в борьбе с другими подразделениями или сотрудниками. Например, если в двух подразделениях организации производятся два вида продуктов и не предусмотрено четкое разделение выделяемых для них ресурсов, то между этими подразделениями может возникнуть конфликт, в ходе которого каждый из его участников будет использовать коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения своей собственной.

• Препятствием для успешного движения информации может стать и чрезмерная удаленность друг от друга отдельных структурных единиц организации. Это касается прежде всего каналов контроля и обратной связи, а также возможностей передачи печатной информации, имеющей большой объем. Часто оказывается проблематичной и возможность поддержания работниками удаленных подразделений связи с центральными органами управления. В результате в организации в целом снижается уровень взаимодействия.

Для снижения отрицательного воздействия указанных препятствий организация может использовать следующие приемы:

  • • постоянное регулирование информационных потоков, их совершенствование путем создания общедоступного банка данных, сортировки получаемой информации, выявления мест информационной перегрузки;
  • • осуществление постоянного контроля за процессами обмена информацией путем разработки планов-графиков, регулярных встреч с подчиненными для обсуждения предстоящих перемен в организации;
  • • организация надежной системы сбора информации от исполнителей, создание дополнительных каналов движения информации в направлении снизу вверх, исключение при этом возможности фильтрации информации путем создания "ящиков для предложений", "кружков качества" и т.п.;
  • • создание дополнительных каналов информации в виде специально выпускаемых бюллетеней, информационных листков, досок объявлений, местного радио и телевидения. Все эти средства информации должны исключить неосведомленность или непонимание сотрудниками издающихся приказов и распоряжений;
  • • активное использование современных информационных технологий с помощью внедрения современных персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выхода в Интернет и т.д. Возможно и использование коммуникационных сетей для работников, функционально взаимодействующих между собой в процессе работы.

Все эти мероприятия будут способствовать снятию существующих барьеров между различными подразделениями, должностными статусами, устранению трудностей в процессе коммуникации и функционированию организации как единого организма.

  • 2. Проблемы межличностного взаимодействия в процессе коммуникаций возникают из-за непонимания участниками друг друга. Это связано со следующими причинами:
    • • информационное сообщение, распоряжение или приказ написаны на непонятном языке, содержат недоступные для понимания специальные термины; эти проблемы чаще всего возникают при общении в многонациональной среде;
    • • информация не соответствует потребностям и интересам ее адресата, игнорирует сложившуюся у него систему ценностей;
    • • восприятию мешают межличностные преграды невербального характера: позы, жесты, интонации;
    • • неудовлетворительная обратная связь, которая в значительной степени обеспечивается умением слушать; как показали проведенные исследования, люди усваивают из услышанного только четверть информации, содержащейся в устном сообщении.

Чтобы уменьшить негативные последствия этих недостатков межличностного общения, нужно учитывать следующие рекомендации, выработанные практикой организационной деятельности:

  • • тщательная предварительная подготовка к передаче сообщения в той или иной форме, устной или письменной, в виде беседы или публичного выступления; во всех этих случаях сообщение должно содержать в себе основную идею, цель, строиться на проверенных фактах, четкой логике и призывать к конкретным действиям;
  • • постоянное внимание не только к вербальной, но и к невербальной форме коммуникации; учет того, что в живом общении две эти формы всегда сопутствуют друг другу. Причем неречевое средство весьма существенно для восприятия речи. Для того чтобы хорошо понимать людей и самому быть понятым, нужно хорошо владеть и невербальными средствами общения, т.е. передавать, кодировать, выражать бессловесную информацию и вместе с тем воспринимать, "читать" ее, если она используется партнером;
  • • проявление открытости, эмпатии при общении и передаче информации; термином "эмпатия" в психологии обозначается способность человека к пониманию внутреннего мира другого человека, умение сопереживать;
  • • установление прочной обратной связи с партнером по общению, например с помощью вопросов, имеющих целью выяснить степень усвоения сообщения получателем информации; важно создавать атмосферу доверия, доброжелательности, готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей партнера.

В заключение следует подчеркнуть, что эффективное функционирование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителя, структура организации и наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации и компетентности работников.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>