Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Глава 6. ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ

В результате изучения этой главы студенты должны:

знать

  • • основные причины низкой эффективности совещаний;
  • • управленческие функции, которые реализуются с помощью совещаний;
  • • формы коллективного взаимодействия, которыми можно заменить обычное совещание;
  • • действия руководителя после завершения совещания;

уметь

  • • определить оптимальное время проведения совещания;
  • • "психологически грамотно" руководить совещанием;
  • • учитывать особенности основных типов совещаний: оперативного, инструктивного и проблемного;

владеть

  • • основными приемами и способами подготовки и проведения совещания;
  • • методами стимулирования творческой активности участников совещания.

Совещания – одна из наиболее интенсивно практикуемых форм деловых коммуникаций. Вряд ли найдется хоть один работающий человек, которому бы нс доводилось в них участвовать. При этом оценки эффективности данной формы коммуникаций, как правило, бывают весьма серьезными. Как свидетельствуют результаты многочисленных социологических опросов на эту тему, до 30 % всех совещаний их участники (за вычетом, разумеется, организаторов) считают совершенно бесполезными. За остальными, видимо, какая-то польза все-таки признается, но по-настоящему высокая оценка действенности и эффективности совещаний выставляется примерно каждому десятому из них.

Такое дружное недовольство совещательной практикой, конечно, не может служить аргументом в пользу их полной отмены. Обойтись совсем без совещаний в производственном процессе невозможно. Значит, проблема, как правило, заключается в умении использовать этот коммуникативный инструмент с должной отдачей, что, оказывается, совсем не просто сделать, несмотря на внешне тривиальную и всем очевидную форму организации коммуникаций. Чтобы разобраться в причинах такого положения дел, попробуем проанализировать организацию и проведение совещаний с точки зрения устранения возможных потерь в эффективности деловых коммуникаций.

6.1. Типы, функции и основные этапы проведения совещаний

Совещание – это форма деловой коммуникации, в которой обмен информацией служит основой поиска средств разрешения производственных проблем и принятия коллективных решений.

Существует огромное множество признаков, по которым можно классифицировать совещания: по масштабам охвата участников (международные, общероссийские, региональные, городские и пр.); по видам деятельности (административные, педагогические, научные и др.); по периодичности проведения (ежегодные, ежеквартальные, ежемесячные и даже ежедневные – так называемые "оперативки", "летучки", "планерки" и т.д.); по количеству участников и т.п.

Если же сфокусировать взгляд на самых массовых формах производственных совещаний, то па первый план неизбежно выйдет такой признак их типологизации, как основная задача (цель) сбора работников. По этому критерию совещания принято подразделять на:

  • • оперативные (диспетчерские);
  • • инструктивные;
  • • проблемные.

Оперативные совещания созываются для текущего анализа дел и в большинстве своем решают задачу координации усилий работников или различных структурных подразделений предприятия.

Инструктивные совещания преследуют цель доведения до его участников какой-либо значимой информации и четкой последовательности действий по применению данной информации или решению порождаемых ею задач.

Проблемные совещания направлены на коллективный поиск оптимальных решений каких-либо производственных проблем. Понятно, что этот вид коммуникативного взаимодействия является наиболее сложным и одновременно самым плодотворным по своим возможностям. Типичные темы подобных совещаний: выработка стратегии и тактики развития организации, внутрифирменное планирование, мотивация труда, пересмотр структурной организации предприятия, контроль качества работы и т.д.

У каждого типа совещания имеются свои особенности в организации и проведении. Недооценка этих особенностей, попытка решить на совещании все управленческие задачи сразу нередко приводит к снижению эффективности руководства, а значит, и работы всего предприятия в целом.

Будучи одной из важнейших форм деловых коммуникаций, совещания выполняют ряд значимых функций. Среди них наиболее очевидны следующие:

  • • информативная;
  • • организующая (координирующая);
  • • поисковая активность (нахождение и принятие решений);
  • • оценочно-ориентирующая (оценивается не только состояние дел, но и возможности, компетентность и уровень притязаний рядовых сотрудников и руководителей);
  • • привлечение к управлению инициативных сотрудников;
  • • предупреждение и разрешение конфликтов;
  • • интегрирующая (формирование "единой команды");
  • • контрольная и др.

Конечно, "вес" и проявленность этих функций сильно разнятся в зависимости от вида и стиля проведения совещаний. Однако возможности их выполнения имеются практически в любой совещательной практике.

Поскольку совещание – это довольно сложное коммуникативное взаимодействие, рассмотрение связанных с его организацией проблем целесообразно вести в той же последовательности, в какой осуществляет свои действия любой организатор совещания. Самоочевидные этапы такой работы:

  • • подготовка совещания;
  • • его проведение;
  • • завершение и анализ итогов.

Конечно, такой порядок работы по организации совещаний носит предельно общий характер. И для разных типов совещаний данные действия на каждом этапе могут существенно отличаться.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>