Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

6.4. Особенности различных типов совещаний

Эффективность совещания в значительной мере зависит от того, насколько строго выдерживается его формат. Под "форматом" совещания следует понимать не только состав участников, но и характер и последовательность их действий по принятию необходимого управленческого решения. А действия эти во всех типах совещаний будут разными, поскольку определяются различными целями. Смешивание форматов совещательных мероприятий – одна из самых распространенных ошибок управленцев. Самый яркий пример такой ошибки – допущение дискуссий на совещаниях оперативного или инструктивного характера. Но их цель – управ

ление фирмой или ее подразделениями. А это прерогатива руководства. И если на таких совещаниях вспыхивают настоящие дискуссии, это значит, что руководитель не продумал как следует задачи, которые он ставит перед подчиненными, или не сумел оптимальным образом распределить их тяжесть. Дискуссии уместны и необходимы только на проблемных (иногда – итоговых) совещаниях. На всех прочих допустимы лишь уточнения, корректировки, оптимизация задач и принимаемых по ним управленческих решений.

Попробуем охарактеризовать общий алгоритм действий участников основных функциональных типов совещаний.

Оперативное совещание ("оперативка", "планерка" и т.п.)

Его цели – собрать информацию о текущем состоянии дел, скоординировать усилия, проверить взаимопонимание, уточнить задания на текущий момент. "Креативить" тут не надо. Надо всего лишь отлаживать коллективное взаимодействие. (Если же вдруг на таком совещании и вспыхнет какая-нибудь по-настоящему новаторская идея, ее следует зафиксировать и предложить для обсуждения на более подходящем по формату совещании.)

Оперативные совещания проводятся регулярно, как правило в одни и тот же час и день недели. Состав участников – более или менее постоянный. Повестка дня варьируется незначительно. Длительность таких совещаний – от 10 до 40 минут. Дополнительное оповещение в большинстве случаев не требуется.

При подготовке совещания руководитель фиксирует перечень тех, кто хочет обсуждать вопросы, просматривает протоколы предыдущих заседаний на предмет проверки выполнения розданных поручений, определяет необходимость приглашения дополнительных участников и т.п. Последовательность обсуждаемых вопросов ввиду стандартности повестки дня, как правило, одна и та же. При этом начинать рекомендуется с вопросов наиболее простых, сложные или спорные рассматривать в середине совещания, нестандартные отправлять в конец. Участники оперативного совещания подают информацию о работе подразделений по определенному стандарту, что должно ускорять процесс ее восприятия и обработки.

Наибольшую активность в ходе такого совещания проявляет его ведущий. Он следит за ходом поступления информации, фиксирует проблемные моменты, тут же намечает меры по их устранению, гасит зарождающиеся споры, подводит итоги и формулирует решение. В случае появления неожиданных или негативных фактов руководитель максимально уточняет и детализирует информацию. В таких ситуациях нужные управленческие решения не всегда рождаются быстро. Поэтому следует взять дополнительное время для размышлений и сообщить о найденном решении на следующем совещании. Выяснение же отношений с виновниками по общему правилу выносятся за пределы совещания и осуществляются в индивидуальном порядке, так как состояние самооценки подчиненных ныне признано серьезным производственным ресурсом, обращаться с которым надо весьма аккуратно.

По завершении оперативного совещания желательно производить обработку и рассылку участникам краткого протокола с фиксацией решений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>