Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

8.3. Подготовка к выступлению

Всякое выступление необходимо хорошо подготовить. Как минимум такая подготовка включает следующие этапы:

  • 1) анализ объективных факторов выступления;
  • 2) выбор темы, подбор материала, создание плана выступления;
  • 3) написание текста речи;
  • 4) определение формы выступления;
  • 5) репетиция.
  • 1. Анализ объективных факторов выступления. К объективным факторам публичной речи относятся такие факторы, которые не зависят от выступающего: качественный и количественный состав аудитории, физические (пространственно-временные) параметры и условия выступления.

Анализ качественного состава аудитории. Подготовку к публичной речи следует начать с составления портрета аудитории. Необходимо выяснить как можно полнее о тех людях, которые являются клиентами выступающего, каковы их запросы и интересы, удовлетворить которые он призван. Надо помнить, что в конечном счете цель выступления не самоактуализация, а удовлетворение интересов заказчиков. Поэтому нужно дать четкий ответ на вопрос, какая информация нужна людям, перед которыми надо выступить, и каковы их интересы. Хороший оратор должен прежде всего сформулировать ту главную идею, которую он должен будет донести до сознания слушателя. В соответствии с этим вся подготовка должна быть подчинена реализации этой задачи. И эту стержневую идею необходимо как танк продвигать вперед, вновь и вновь возвращаясь на исходную позицию, несмотря ни на какие коммуникативные препятствия, помехи и барьеры.

В соответствии с этим выступающему следует хорошо изучить при подготовке к публичной речи социокультурные, демографические, социально-психологические качества слушателей, а также их уровень образования, квалификации, подготовки и т.д. Все названные качества и свойства аудитории являются важными, так как они помогут определить стиль выступления, его язык, манеру речи и т.д. Важно также понять, насколько слушатели знакомы с той темой, о которой пойдет речь. Если, например, предметом разговора будет "фьючерс" или "большой адронный коллайдер", то несомненно нужно по-разному излагать тему для школьников и аспирантов, для физиков и экономистов и т.д.

При этом если аудитория по степени подготовки более или менее однородная, то можно считать, что повезло, так как примерно с одинаковым успехом будут понимать все слушатели. Сложнее обстоит дело тогда, когда речь обращена одновременно к разным по своим свойствам слушателям. В этом случае следует ориентироваться в первую очередь на наименее подготовленную часть аудитории, потому что тогда поймут все. Хотя, конечно, наиболее подготовленные слушатели могут испытывать при этом определенную скуку по некоторым наиболее простым для них вопросам. Но именно в силу своего высокого статуса и образования они, как правило, способны оценить ситуацию и оправдать стиль и уровень выступления, стремление оратора говорить языком, доступным для всех.

Учет количественного состава аудитории. При подготовке к публичной речи следует учитывать не только качественный состав аудитории, но и ее численность. Дело в том, что количество слушателей, собравшихся на выступление, будет существенно влиять на разнообразие мнений и интересов, на дифференциацию аудитории по уровню образования, квалификации, возрасту и т.д. Следовательно, чем больше количественный состав аудитории, тем, как правило, более простой и доступной для понимания должна быть речь. Это, естественно, не касается того случая, когда оратор обращается к однородной аудитории специалистов.

Кроме того, численность аудитории следует учитывать также и при решении вопроса о том, готов ли оратор к тому, чтобы справиться с массовой реакцией на различные фрагменты выступления; к тому, чтобы отвечать на самые разнообразные и многочисленные вопросы, которые будут заданы в конце выступления. Наконец, представление о количественном составе аудитории нужно иметь для того, чтобы учесть, придется ли выступать с микрофоном или без него; где и как развесить схемы и плакаты; будут ли видны слайды и т.д.

Учет физических параметров и условий выступления. Большое значение при подготовке к публичной речи имеет место и время ее проведения. Размер помещения, степень его комфортности, оснащенности техническими средствами и т.д. – все это следует учитывать. Это поможет оратору определить, что лучше использовать при выступлении – слайды или схемы, карточки или листы, микрофон или силу голоса и т.д. Например, если в аудитории нет кафедры, то текстом, написанным на листах, физически невозможно воспользоваться. В этом случае лучше будет применить карточки.

Важно также учесть, с какой стороны будет направлен свет, все ли из слушателей будут видеть выступающего. При оценке места выступления необходимо учитывать особенности фигуры оратора, силу зрения, слуха и т.д. Если, например, окажется, что высота кафедры не соответствует росту выступающего, необходимо это учесть и принять нужные меры. Неуклюже выглядит оратор, голова которого едва возвышается над трибуной. Необходимо, чтобы выступающий был виден по грудь, тогда он воспринимается привычно.

При анализе аудитории важно также оценить возможность соблюдения оптимальной зоны общения между выступающим и слушателями. Она должна быть не менее 3,6 м. Это расстояние обеспечивает достаточную комфортность выступления, возможность удержать в ноле зрения всю аудиторию и всем уделить достаточное внимание.

Время выступления имеет также большое значение для его успеха. Если выступление предполагается в конце рабочего дня, вечером, когда люди уже достаточно утомились, то данный фактор следует учитывать как в содержании, так и в стиле изложения материала. В этом случае речь по возможности должна быть простой, доходчивой, без сложных словосочетаний и "заумных" мыслей. Кроме того, многие слушатели во время выступления будут думать о том, как им провести остаток дня, какие дела еще сделать и т.д.

2. Выбор темы, подбор материала, создание плана выступления.

Выбор темы выступления. Главная цель выступления – раскрыть основную идею, которую необходимо довести до слушателей. Поэтому выбор темы должен быть подчинен реализации данной цели. Рекомендуется подобрать и проанализировать несколько вариантов тем и выбрать наиболее оптимальный из них. Процесс этот непростой, а порой даже мучительный, ибо в данном случае приходится отказываться от некоторых хороших идей и мыслей, они бы украсили речь, но их нужно убрать по различным причинам: нехватка времени, перегруженность содержания и т.д.

После того как оратор определился с темой, ее необходимо конкретизировать – разбить на небольшое число подзаголовков, их должно быть немного, и они должны быть логически увязаны между собой.

Подбор материала. Для того чтобы публичная речь была содержательной и интересной, а выступающий чувствовал бы себя более уверенно, желательно пользоваться различными источниками. Обычно их подразделяют на:

  • а) опыт, накопленный самим автором (личностные источники);
  • б) опыт, накопленный человечеством (социальные источники).

Личностные источники:

  • • личный опыт, знания, практика;
  • • собственное видение и оценка предмета изложения;
  • • личные встречи, беседы, выступления и т.д.

Социальные источники:

  • • официальные документы и материалы;
  • • результаты социологических исследований;
  • • справочные издания;
  • • научная литература;
  • • художественная литература;
  • • средства массовой информации.

При сборе материала следует учитывать, что факты, взятые из личного опыта, всегда более наглядны и убедительны, хотя социальные источники предоставляют возможность получения более обширной информации.

Создание плана выступления. Для того чтобы слушателям было легче следить за ходом мыслей и понять логику выступления, необходимо с самого начата ознакомить их с тем, о чем будет идти разговор. Для этого следует хорошо продумать структуру и план выступления. Типичный план выступления включает вступление, основную часть, подведение итогов.

Вступление. Речь следует начать с некоего формального предварительного вступления, цель его – завладеть вниманием слушателей, которые еще не угомонились, когда, например, оратор вошел в помещение. Ему необходимо продумать, какой прием употребить, чтобы привлечь внимание: пословица, поговорка, шутка, необычный и яркий факт, подходящий к месту анекдот, ссылка на текущее состояние дел и т.п. После этого следует изложить общий план выступления, не вдаваясь в подробности, ибо в противном случае на слушателей обрушится такой поток информации, который они не сумеют "переварить" и скорее потеряют интерес к выступлению еще до того, как будет изложена основная часть. Как показывает практика, оптимальным будет план, состоящий из 3–4 пунктов.

Основная часть. При подготовке этой части выступления важно, чтобы все разделы ее были разбиты на такие подразделы, которые слушатели будут способны без труда усвоить. В течение всего выступления необходимо выделять особые "вехи", они должны как бы показывать слушателям место текущего момента выступления в общем плане. Такими "вехами" могут быть подзаголовки общей идеи, на которые будет обращено внимание. При этом важно, чтобы данная общая идея постоянно присутствовала в выступлении и не ускользала надолго от внимания слушателей. Для этого необходимо уже на стадии подготовки определить ключевые термины, понятия и фразы, которые следует повторять для того, чтобы слушатели лучше запомнили существо основной мысли. Также необходимо подготовить иллюстрации, схемы, слайды для визуального восприятия информации.

Заключение выступления. Прежде всего надо отметить, что не следует затягивать заключение, оно должно быть четким, ясным и лаконичным. Нужно сделать резюме основных моментов выступления. Далее необходимо как можно убедительнее и ярче сформировать заключительное утверждение, которое содержало бы основную идею выступления. Хорошим заключительным аккордом может быть мобилизационный призыв к действию. Например: "Наши цели ясны, задачи определены. За работу, друзья!".

3. Написание текста речи. На данном этапе подготовки к выступлению следует учитывать те различия, которые существуют между разговорным и письменным языком речи. В частности, слова и выражения, используемые в письменной речи, могут звучать несколько странно или даже нелепо в устной речи. Это происходит потому, что в устной коммуникации имеются свои особенности восприятия. Грамматически безупречно построенное предложение, вполне подходящее для научной статьи, может с большим трудом восприниматься в речевом общении. Да и сама речь может при этом показаться чрезмерно высокопарной и "сверхправильной" и производить на слушателей отрицательное впечатление. Поэтому устная речь должна быть предельно понятной и четкой, доступной слушателям.

Следующая особенность – это недопустимость информационных перегрузок в устном выступлении. Если письменная коммуникация дает возможность потратить на осмысление написанного столько времени, сколько необходимо, то в процессе восприятия речи такой возможности нет. Поэтому в случае информационной перегрузки речи слушатель либо запомнит ее малую долю, либо вовсе перестанет слушать.

Чтобы слушатели не заскучали и не запутались в смысле речи тренер и консультант по ораторскому искусству Макс Аткинсон рекомендует учитывать различия между устным словом и письменным. Приведем некоторые из них[1].

  • • "Сверхправильная" речь звучит высокопарно, безжизненно или помпезно, скрывая от слушателей личность оратора.
  • • Использование слов, практически не встречающихся в повседневном разговоре, затрудняет понимание выступления.
  • • Профессиональный жаргон и сокращения необходимо свести к абсолютному минимуму. Если их невозможно избежать, надо убедиться, что слушатели их понимают.
  • • Поскольку сленг и ругательства могут оскорбить чувства кого-либо из присутствующих, лучше их не употреблять.
  • • Чем длиннее предложение и сложнее его структура, тем труднее слушателям его понять. Поэтому используются по возможности короткие простые предложения.
  • • Повторение тех же слов в начале каждого предложения из группы однородных играет ту же роль, что и маркер в маркированном списке: оно напоминает слушателям, что все предложения принадлежат одной группе.
  • • Повторение не только поможет аудитории лучше понять смысл слов, но и значительно усилит их воздействие.
  • • Однако не все повторы полезны: такие слова, как "действительно" или "в сущности", лишь отвлекают внимание слушателей.
  • • Наибольшая простота в выборе слов и построении предложений принесет аудитории наибольшую пользу.
  • • Письменный текст неизмеримо превосходит устный в способности сохранять и предавать детальные знания.
  • • Самая распространенная ошибка – пытаться сообщить слушателям перегруженную деталями информацию.
  • • Позволяя ораторам выводить на экран детальную информацию в огромном объеме, презентация, основанная на слайдах, препятствует упрощению материала.
  • • Погружаясь в бесконечные детали, можно произвести впечатление неуверенного и недостаточно владеющего материалом человека.
  • • Упрощение содержания выступления не только облегчит слушателям понимание слов, но и произведет впечатление авторитетного, прекрасно владеющего материалом оратора.

Помимо этих рекомендаций назовем и другие, которые помогут создать текст речи, приемлемый для восприятия слушателями:

  • • сформулировать и зафиксировать основную идею выступления;
  • • составить план речи, отражающий ее структуру;
  • • особое внимание уделить началу и окончанию выступления, так как именно они легче запоминаются слушателями;
  • • определить основные термины и ключевые фразы, которые необходимо будет повторять несколько раз для того, чтобы основные мысли зафиксировались в сознании слушателей более прочно;
  • • продумать способы доказательства и убедительности основных тезисов;
  • • подготовить необходимые слайды, схемы, графики и т.д., которые помогут слушателям визуально закрепить информацию;
  • • подготовить необходимые яркие примеры из жизни, литературы, СМИ и т.д., иллюстрирующие речь оратора; в этом же ряду стоят пословицы, поговорки, притчи и т.п.;
  • • предложения и фразы не должны быть слишком длинными;
  • • набрать текст выступления таким шрифтом, который будет наиболее удобным. Пометить текст речи в тех местах, где вам необходимо сделать паузу. Например, одной вертикальной чертой – короткую паузу, двумя чертами – длинную паузу.
  • 4. Определение формы выступления. В деловой коммуникации основными формами выступления перед аудиторией являются:
    • • экспромт;
    • • использование конспекта;
    • • использование полного текста выступления.

Экспромт короткая речь, созданная сразу, без подготовки. Часто на собраниях, заседаниях, совещаниях приходится выступать экспромтом. Но следует иметь в виду, что импровизация эффективна и имеет смысл только тогда, когда выступающий владеет достаточной информацией и обладает способностью эффективно использовать ее без предварительной подготовки. Экспромт бывает необходим, когда человек не был заранее осведомлен и не предполагал, что ему придется выступать. В остальных случаях выступление должно быть хорошо подготовлено. И если только оратор не гений, то следует остерегаться импровизации, ибо в этом случае можно упустить основную мысль. Как свидетельствовуют многие великие ораторы, в наибольшей степени удаются те экспромты, которые тщательно готовятся.

В большинстве случаев при подготовке к выступлению придется обратиться к написанию конспекта или полного текста. Существуют общие требования, предъявляемые к ним:

  • • напечатанный или написанный на карточке или на листе текст должен легко читаться;
  • • текст должен быть написан понятным и ясным языком;
  • • в тексте должны быть проставлены смысловые "вехи" или маркеры, обозначающие опорные пункты и основные мысли выступающего;
  • • совершенно недопустимо, когда текст написан слишком мелким шрифтом или неразборчивым почерком.

Несмотря на эти общие моменты, существуют определенные предпочтения при их выборе.

Полный текст. При выборе этого варианта выступления следует иметь в виду, что читают главным образом только такие речи, которые требуют буквального воспроизведения текста в силу самого типа выступления: дипломатические речи, торжественные доклады, официальные сообщения и т.д.

Конспект. В деловой коммуникации, когда большинство выступлений проводится перед сравнительно небольшой аудиторией, наиболее приемлемой формой будет использование кратких тезисов. Предпочтительность выступления с опорой на конспект обусловлена также тем, что успех выступления снижается примерно на 20% в том случае, если текст прочитан "по бумажке".

Для не уверенных в себе людей можно предложить компромиссный вариант. Ои состоит в том, что в краткий конспект выступления включаются полным текстом основные положения и формулировки речи, которые при необходимости можно будет цитировать.

В зависимости от характера выступления следует заранее решить, что использовать для записи речи – бумагу или жесткие карточки. Стандартные листы лучше использовать в том случае, если необходимо сделать большой доклад перед многочисленной аудиторией, особенно когда следует придерживаться регламента. Кроме того, для этого нужна кафедра или стол, на которые можно было бы положить листы бумаги. В остальных случаях лучше использовать жесткие карточки размером примерно 10×15 см, их на всякий непредвиденный случай следует пронумеровать. При этом желательно произносить текст по памяти, время от времени заглядывая в свои заметки.

5. Репетиция. Нужна репетиция для того, чтобы проконтролировать содержание текста, критически осмыслить его и оценить, что в нем следует изменить кардинально или слегка подправить, а также следует просчитать и скорректировать время, необходимое для выступления. Кроме того, репетиция способствует лучшему запоминанию содержания речи и усвоению ее основных положений. Чем больше повторяется текст и делается это в разное время, тем прочнее он остается в памяти, усваивается основная идея и общая структура выступления. Это нужно для того, чтобы постоянно оратор мог осознавать, в каком пункте он находится в процессе выступления, о чем он уже сказал и какие вопросы следует еще объяснить.

Для того чтобы успешно справиться с этими задачами, полный текст или конспект речи произносится несколько раз вслух. Лучше это сделать перед зеркалом, обращая внимание также на невербальные средства коммуникации. Выступающему желательно тренироваться до такой степени, чтобы каждое слово, каждое выражение было усвоено до автоматизма, т.е. сделалось "своим". Не должно быть никакого замешательства при произнесении слов и выражений. Любая заминка, непроизвольная пауза считаются недопустимыми, поскольку сразу же создают критический настрой на восприятие всей речи. Это, конечно, не означает, что паузы сами по себе не нужны. Как уже отмечалось, они, напротив, необходимы, когда присутствуют к месту.

Хорошая репетиция предполагает также предварительное выступление перед друзьями, близкими людьми, рекомендации которых помогут принять определенные меры по улучшению выступления. Весьма полезно также записывать выступление на аудио- или видеотехнику и посредством этого оценить и критически осмыслить выступление.

Готовясь к репетиции, желательно поставить себя на место слушателей и предугадать те вопросы, которые скорее всего будут заданы. Хорошо бы отрепетировать ответы на них. Но сделать это надо так, чтобы они звучали как экспромт и производили впечатление спонтанности.

  • [1] См.: Аткинсон М. Указ. соч.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>