Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

11.5. Деловая переписка по электронной почте

Сегодня электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке. И это совершенно понятно – она доступна в любое время суток и года, оперативна и проста в использовании. При рассмотрении деловой переписки по электронной почте обычно выделяют следующие позиции.

  • 1. Получение писем.
  • • Почтовый ящик рекомендуется проверять несколько раз в день, иначе можно затянуть решение важных вопросов и создать помехи для эффективной работы других людей. Рабочий день менеджера должен начинаться с проверки почты.
  • • Для удобства лучше настроить свой почтовый клиент на автоматическую доставку или отправление почты каждые 10–20 минут.
  • • По возможности желательно отвечать на письма сразу. Это поможет избежать завалов в почте.
  • 2. Поля "Кому", "Копия", "Скрытая копия".
  • "Кому" – это поле должно содержать адреса только тех, от кого нужно получить ответ, т.е. в данном поле указываются данные получателя. Если отправляется вопрос или просьбы что-то уточнить, то данные адресата должны быть указаны в поле "Кому".
  • "Копия". Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются "приглашенными в свидетели". Получатель в этом случае не должен отвечать па письмо.
  • "Скрытая копия". В этом случае основной получатель не знает, что письмо направлено еще и тому, чей адрес прописан в поле "Скрытая копия". Его используют также при массовой рассылке почты.
  • 3. Поле "Тема". Это поле необходимо заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному нолю он сможет оценить степень важности письма. Тема должна быть простой, однозначно передавать содержание письма и не очень длинной.
  • 4. "Важность письма". Если в письме содержится информация, требующая срочного рассмотрения, или она очень важная, надо дать это понять получателю, установив высокую значимость письма. Тогда оно выделится в его папке "Входящие". Однако не следует злоупотреблять этой функцией. Не следует оставлять это поле пустым. Люди, с которыми приходится переписываться, могут получать в день массу писем, и они используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
  • 5. Написание ответа.
  • • Ответ на письмо должен находиться сверху письма.
  • • Начинать всегда следует с приветствия.
  • • Письмо должно быть написано кратко, четко, понятно и не должно затрагивать несколько тем.
  • • Письмо должно быть хорошо структурировано.
  • • Необходимо выбрать адекватный стиль общения. Общаться с человеком нужно на его языке. Коммуникация должна быть уважительной и корректной.
  • • При ответе на просьбы точно определять сроки выполнения тех или иных заданий и поручений.
  • • Отвечать на письма лучше сразу, не откладывая в "долгий ящик", иначе объем информации, которую нужно отправить, будет расти как снежный ком.
  • • Прежде чем отправить письмо, следует проверить его на грамотность, сверить основные данные, факты, цифровой материал и т.д.
  • 6. Вложения. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2–3 мегабайт. Если надо выслать вложение большего размера, желательно уточнить у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли он в почтовый ящик.
  • 7. Электронная подпись.
  • • Необходимо создать адресанту нормальную подпись, по которой его можно узнать и знать, как с ним связаться. Наличие подписи не только полезно, но и является хорошим тоном.
  • • Размер подписи не должен превышать 5–6 строк. Она должна включать как минимум фамилию и имя. Кроме этого желательно указать: номер телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>