Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Деловые и межкультурные коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

4.4. Деловая риторика

Все устные и письменные речевые формы делового дискурса относят к деловой риторике. Это деловая переписка, телефонный разговор, все жанры устных выступлений (презентации, лекции, деловые беседы и др.), ведение переговоров, проведение совещаний и т.п. Дальше виды деловой риторики будут рассмотрены подробнее.

Существуют некие общие правила делового дискурса, призванные минимизировать непонимание и неправильную интерпретацию. Согласно этим правилам, деловую информацию необходимо доносить до адресанта:

  • • грамотно;
  • • доступно;
  • • четко;
  • • убедительно;
  • • логично;
  • • аргументированно.

Специфика структуры и подачи контента в деловой риторике обусловлена следующими параметрами:

  • • составом и уровнем аудитории;
  • • содержанием выступления;
  • • адекватной оценкой собственных возможностей.

В деловой риторике принято выделять следующие жанры:

  • • презентация;
  • • деловая беседа (собеседование при трудоустройстве);
  • • совещание;
  • • переговоры;
  • • деловая переписка;
  • • телефонный разговор.

Основная специфика проведения презентации

Не секрет, что эффективность презентации зависит от множества факторов:

  • • от четкой формулировки целей;
  • • знания аудитории;
  • • эффективного начала; структурированной основной части;
  • • плавных переходов, подкрепленных яркими примерами;
  • • хорошо резюмированного заключения;
  • • хорошего наглядного материала;
  • • внешнего вида презентующего (его вербальных и невербальных характеристик) и т.д.

В любой презентации есть три ключевых компонента, вокруг которых, собственно, и происходит действие: сам презентующий, контент и аудитория.

К числу самых распространенных причин презентационных неудач относят: недостаток подготовки, незнание аудитории и собственно неумение управлять ходом презентации. Совершенно очевидно, что всеми этими навыками редко кто владеет с рождения: в основном они обретаются с опытом.

Подготовка презентации включает в себя продумывание логистической стороны процесса: количество участников и уровень их образования (целевой портрет аудитории), степень их компетентности в вопросе; время, необходимое для изложения материала; место (каким образом рассадить участников для получения максимального эффекта); оборудование, необходимое для изложения материала данного формата (компьютер, проектор, флипчарт, доска и т.д.). Также очень важно отвести время для самоподготовки: репетиции доклада, снятию волнения и стресса.

Особое внимание при подготовке и проведении презентации следует уделять планированию изложения контента, а также способам управления вниманием аудитории. Для этого, как правило, многие презентующие заранее оговаривают формат общения ("сначала мой доклад, а затем вопросы"), продумывают примеры, использование наглядных материалов, способы переключения внимания. Очевидно, что позитивное впечатление от презентации, кроме всего вышеперечисленного, оставят также:

  • • окончание на высокой позитивной ноте;
  • • яркие примеры;
  • • вербальный и невербальный контакт с аудиторией;
  • • компетентные ответы на вопросы;
  • • внимательные и уважительные ответы на вопросы аудитории;
  • • благодарность аудитории за внимание.

Впечатление от презентации складывается из совокупности факторов. В первую очередь это сам презентующий: его голос (темп, тембр, интонация), внешний вид, осанка и психологическое состояние при контакте с аудиторией. Особенно важен "контакт глаз" со слушателями. Для удержания внимания рекомендуется менять время от времени интонацию и темп речи, выделять наиболее важные моменты логическим ударением. Жесты, в идеале, должны сочетаться со словами и усиливать их воздействие. Есть жесты, которые портят общее впечатление при официальном общении, например:

  • • руки в карманах;
  • • руки в замок за спиной;
  • • поправление прически;
  • • "заламывание рук".

В деловом этикете считаются недопустимыми следующие элементы внешнего вида презентующего: неопрятная, стоптанная обувь, немытые волосы, белые носки, короткие штаны (для мужчин). Слишком яркая косметика и распущенные волосы (для женщин).

Саму презентацию можно построить в разных форматах:

  • • эмпирическом ("кто", "что", "где", "когда", "как", "почему", "что в итоге");
  • • теоретическом (анализ проблемы, цель, задачи, предложения по ее решению, результаты, выводы);
  • • диалектическом (тезис – антитезис – синтез);
  • • нарративном (многочисленные примеры, основная идея).

Наглядные средства должны соответствовать следующим критериям: читаемость, эргономичность, адекватность и простота. Оптимальное количество информации, которая воспринимается, это шесть строчек по шесть слов.

Важным компонентом презентации являются вопросы. Вопросы может задавать лектор с целью выявления уровня понимания материала. Вопросы также обычно задают слушатели после окончания презентации.

Лучше планировать вопросы заранее, оставляя для них некоторое время в конце. Рекомендуется распределять вопросы равномерно по аудитории.

Отвечая на вопросы аудитории, необходимо учесть, что при ответе надо обращаться ко всей аудитории, всегда стараться связывать ответ на вопрос с главной идеей презентации. Не рекомендуется отвечать па вопрос слишком долго. Максимальное время ответа – одна минута.

Таким образом, эффективность презентации зависит от того:

  • • как были рассажены слушатели в аудитории;
  • • насколько адекватно и четко сформулированы цели;
  • • насколько разнообразна репрезентативная техника;
  • • налажен ли зрительный контакт;
  • • насколько адекватно используются вербальные и невербальные коммуникативные параметры;
  • • поддерживается ли контакт с аудиторией;
  • • насколько хорошо презентующий ответил на вопросы.

Дж. Гитомер в книге "Найти свой путь", говоря об эффективной работе с аудиторией, дает следующие рекомендации:

  • 1) помните, что в первую очередь аудитория "покупает" вас;
  • 2) выступление – своего рода шоу; необходимо создавать радостный настрой;
  • 3) аудиторией нужно управлять с помощью самообладания и открытости;
  • 4) сначала установите контакт с аудиторией, а лишь затем начинайте говорить;
  • 5) заставьте аудиторию смеяться, но постарайтесь обойтись без глупых шуток;
  • 6) хороший внешний вид – плюс пять очков в вашу пользу;
  • 7) не возбраняется использовать раздаточный материал;
  • 8) желательно иметь в своем арсенале парочку наглядных историй, иллюстрирующих материал;
  • 9) имейте, как минимум, три новые идеи, которые непосредственно касаются слушателей;
  • 10) нс мотивируйте аудиторию, а вдохновляйте.

Можно:

  • • использовать свои записи;
  • • использовать слайды;
  • • быть взволнованным.

Нельзя:

  • • быть неподготовленным;
  • • льстить аудитории;
  • • "разглагольствовать" о самом себе;
  • • рассказывать истории, не относящиеся к теме выступления.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>