Полная версия

Главная arrow Бухучет и аудит arrow Бухгалтерский учет и анализ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Порядок исправления бухгалтерских ошибок.

Под ошибкой понимают непреднамеренное искажение бухгалтерской информации в результате арифметических или логических погрешностей в учетных записях и группировках, неполноты отражения данных или неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности, наличия и состояния имущества, расчетов и др.

Бухгалтерские ошибки могут быть:

  • - случайными (арифметические ошибки, некорректные бухгалтерские проводки, ошибки при заполнении форм и др.);
  • - повторяющимися (они носят систематический характер и связаны с незнанием правил ведения бухгалтерского учета и налогового законодательства).

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. В учетной практике ошибки могут быть исправлены следующими способами:

  • 1) корректурный способ — им пользуются для исправления ошибок в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских): зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления;
  • 2) способ дополнительных проводок используется для исправления ошибок в учетных регистрах в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана верно, но уменьшена сумма операции. При таком способе на недостающую сумму делается дополнительная проводка;
  • 3) способ "красное сторно" используется для исправления ошибок в учетных регистрах в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана неверно или указана верно, но преувеличена сумма операции. При таком способе ошибочная запись дублируется красными чернилами (при расчете итогов "красные" суммы вычитаются) и в бухгалтерском регистре производится корректная проводка.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете — документооборот (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком документооборота, пример которого приведен на рис. 1.4.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. Составленный график утверждается приказом руководителя предприятия (учреждения).

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Примерная структура графика документооборота

Рис. 1.4. Примерная структура графика документооборота

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив организации. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив также обеспечивает главный бухгалтер. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, но в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций может производиться только уполномоченными органами (дознания, предварительного следствия, прокуратуры, суда) на основании постановления этих органов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Комплектование дел по составу и местам хранения производится в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Срок хранения бухгалтерских документов может быть постоянным и временным и зависит от вида документа:

  • 1) бухгалтерская отчетность:
    • — сводная годовая (консолидированная) — "постоянно";
    • — годовая — "постоянно";
    • — квартальная — пять лет;
    • — месячная — один год;
  • 2) передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним — постоянно;
  • 3) документы учетной политики (рабочий план счетов и др.), регистры бухгалтерского учета (Главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотная ведомость, разработочные таблицы, реестры, книги, карточки), первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, передаче имущества и др.) — пять лет.

Документы сроком хранения до 10 лет должны храниться в организации. По истечении срока организация производит уничтожение документов.

Документы сроком хранения свыше 10 требуют архивной обработки, которая заключается в следующем:

  • 1) необходимо сложить документы в хронологической последовательности;
  • 2) пронумеровать листы в правом верхнем углу (толщина дела не должна превышать 4 см);
  • 3) составить внутреннюю опись документов дела и вложить ее в начало дела;
  • 4) надеть на дело обложку или заключить его в переплет;
  • 5) составить опись дел, по которой документы будут сданы в архив.

Для упорядочения объема бухгалтерских документов организации составляют номенклатуру дел, содержащую:

  • — индекс дела (номер папки);
  • — наименование дела;
  • — количество дел в папке;
  • — срок хранения;
  • — служебные пометки и примечания.

Таким образом, документирование хозяйственных операций является неотъемлемой составляющей учетного процесса любой организации.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>