Полная версия

Главная arrow Этика и эстетика arrow Этика деловых отношений

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Как принимать гостей в офисе

Вам знакома ситуация? Вы предлагаете своим гостям напитки и при этом испытываете неуверенность, не зная, кому первому налить кофе. Вот решение: в зале совещаний гость занимает приоритетную позицию, исходя из этого и напиток он получает первым. Однако подача напитков должна происходить в перерыве между светским разговором и деловой частью совещания, чтобы не создавать помех. Руководитель принимающей стороны не обязан лично наливать всем гостям кофе, он должен просто первым подать сигнал, после чего гости могут обслуживать себя сами. В принципе, каждый должен себя чувствовать в своем доме хозяином и перенимать соответствующие обязанности, если приглашающий занят другими делами.

К обязанностям принимающей стороны в офисе относится также подготовка закуски в случае, если конференция затянется или назначена на обеденное время. Абсолютно ничего не предложить своим гостям является проявлением исключительной невежливости[1].

Относитесь к своим гостям так же, как вы хотели бы, чтобы относились к вам, – уважительно и вежливо. Это же правило действует, если вы принимаете "всего лишь" поставщиков. Подумайте о том, что ваши поставщики обслуживают и других клиентов, и тем самым ваш имидж зависит и от их мнения о вашем предприятии.

Встретьте своих гостей у приемной. Если гостю известен путь, то он идет впереди. Если же нет, то вы можете идти впереди. Дверь в обоих случаях открываете для гостя вы. Позвольте своему гостю идти по правую руку от вас, этим вы демонстрируете, что вы его цените. Зайдя в кабинет, примите у гостя пальто и повесьте его в шкаф. Это могут сделать и женщины для мужчин. Хотя, возможно, даже мужчина преклонного возраста откажется от услуг дамы.

Если вы планируете презентацию у вашего клиента, используя ноутбук, постарайтесь запустить процессор до прихода принимающей стороны. В данном случае задача хозяина – показать вам ваше место. Если же у вас есть свободный выбор, отдайте предпочтение месту, с которого вы сможете обозревать все помещение, включая дверь. Если вы когда-нибудь сидели спиной к двери, то знаете, что неприятное ощущение, когда дверь не находится в поле вашего зрения, негативно сказывается на концентрации. Стена за спиной придаст вам уверенности, которую почувствуют участники совещания. Ваша осанка также может повлиять на ход переговоров. Если вы сидите прямо, это сигнализирует о независимости. Параллельный позитивный эффект такой осанки – вы не теряете концентрации на продолжительное время. Будьте внимательны, не скрещивайте ноги, чтобы ослабить циркуляцию крови. Лучше всего под обеими ногами иметь твердую почву.

В зале совещаний ожидайте стоя и не угощайтесь напитками, пока не пришел представитель приникающей стороны. Пейте кофе, только если его вам налили. А не просто предложили.

В качестве гостя вы первым вручаете свою визитную карточку, а именно главной персоне принимающей стороны. Если же вы не можете определить иерархию, передавайте свою визитку по очереди. Нс кладите визитную карточку своего собеседника просто так, без внимания, в карман брюк, а бросьте на нее короткий и заинтересованный взгляд. Будьте внимательны к академическим званиям, которые с этого момента вы приставляете к имени.

Полученные визитки можете расположить перед собой в том порядке, в котором сидят их владельцы. Таким образом вам будет легче соотносить и запоминать имена. И, пожалуйста, не делайте на визитках заметок в присутствии хозяина. Применение визитной карточки целесообразно уже в приемной фирмы. Вручите персоналу приемной свою карточку после того, как представились и изложили суть своего визита. Персонал приемной посредством визитной карточки может о вас доложить в наилучшем виде. Ваше имя и название вашей фирмы всегда перед глазами, и, если потребуется выписать пропуск или занести данные в список посетителей, все будет правильно написано, без уточнений, как ваше имя читается по буквам. В конце вашего визита персонал должен вернуть вашу визитную карточку. Обмен визитными карточками происходит в начале разговора. Гость первым вручает свою визитку наиболее важному из присутствующих лиц.

Переговоры закончились, участники закрывают свои ноутбуки и направляются к выходу. Как принимающая сторона проводите своих гостей до выхода, а не прощайтесь со словами: "Обратную дорогу вы знаете". Вспомните о том, как вы делаете дома, там ведь вы тоже провожаете гостей до двери, а не прощаетесь с ними в гостиной. Гостей вашего предприятия следует провожать до входной двери или до лифта, а не прощаться с ними в зале совещаний[2].

Большое значение для ваших деловых отношений имеет не только ведение протокола, но и подведение итогов. В конце концов, вам необходимо представить результат и зафиксировать его результаты. Для этого не обязательно писать длинные страницы протокола, по потрудитесь послать как минимум одно электронное сообщение через пару дней после совещания. Выразите еще раз благодарность за то, что участники выбрали время для встречи с вами, резюмируйте то, что было обговорено, кто и какие задания должен выполнить. После каждой деловой встречи с клиентом следует поблагодарить своего партнера за то, что он нашел для вас время. Одного сообщения с коротким резюме итогов встречи и благодарностью вполне достаточно[3].

Расстановка столов также показывает степень важности гостей. На крупных мероприятиях возможны различные варианты расстановки столов. Для лучшего общения больше всего подходит несколько круглых столов. Столы в зале должны быть размещены таким образом, чтобы стол для почетных гостей ближе всех находился к сцене или танцполу. Все остальные столы должны размещаться соразмерно помещению. Чем ближе к столу для почетных гостей вы сидите, тем, соответственно, важнее вы сами. За каждым столом должен сидеть представитель принимающей стороны, он же и подает знак, когда можно приступать к трапезе. Для многочисленного общества с наличием только одного почетного гостя вполне подойдет расстановка столов в форме латинской буквы U. Почетный гость и хозяин сидят в центре стола, таким образом всем присутствующим виден почетный гость. В данной ситуации такое же правило: чем вы значительнее, тем ближе вы сидите к почетному гостю. За длинным столом не очень комфортно общаться, он больше подходит, если насчитывается не более 14 персон. Здесь почетный гость и хозяин сидят в центре, напротив друг друга, или же почетного гостя размещают справа от хозяина.

В деловой среде существуют четкие категории. Занимающий положение ниже должен первым приветствовать занимающего более высокое положение на службе. При отсутствии какой-либо иерархии первым должен поздороваться тот, кто первым увидел коллегу. Заходя в помещение, начните с того, что поприветствуйте всех присутствующих. Причем это необязательно должен быть зал переговоров или офис. Даже если вы находитесь в пути по личным делам, заходя в лифт, булочную, сауну или в комнату ожидания у врача, всегда здоровайтесь. По возможности, отвечайте примерно теми же словами, не будьте педантом и в 12 часов на пожелание "Доброе утро!" не парируйте – "Добрый день!". Подобное поведение расценивается как замечание и явно не располагает к себе.

Тот, кто заходит в помещение, здоровается первым, вне зависимости от ранга и занимаемого положения. Сталкиваетесь вы со своим начальником в коридоре – первым здоровается подчиненный.

Рукопожатие может многое сказать о человеке и может приобретать такие формы, которые могут быть восприняты другими как неприятные и даже доминантные:

  • • демонстрирующее власть: отвечает на рукопожатие двумя руками или же похлопывает второй рукой плечо своего визави;
  • • коленопреклонение: он настолько сильно сжимает руку своего визави, что тот чуть ли не становится на колени;
  • • "мочалка": он забывает вложить в рукопожатие определенное давление, так что рукопожатие это напоминает влажную мочалку, которую вложили в ладонь;
  • • равнодушный: он жмет кому-то руку, разговаривая при этом с третьим лицом.

В корректном рукопожатии присутствует приятное давление, и продолжается оно примерно одну-три секунды. Руку следует жать, но нс трясти. При этом смотрите своему визави прямо в глаза. В летнее время снимите солнцезащитные очки, если это, конечно, не затемненные очки для чтения. Что делать, если ваш визави при рукопожатии не отпускает вашу руку? Ослабьте давление, этим вы подадите сигнал, что вам хотелось бы получить свою руку обратно. Если ваш собеседник не лишен полностью эмоций, он почувствует вашу вялую руку и отпустит ее.

Как только к вам подходят и собираются вас поприветствовать, вам следует подняться со своего места. Это правило касается как мужчин, так и женщин. Этим вы выражаете должное уважение. В деловой жизни женщинам более импонирует общение на одном уровне глаз, нежели сидеть в процессе общения с напряженной головой, вдавленной в плечи, глядя на собеседника снизу вверх. Если вы сидите за столом, встаньте и обойдите его. Так вы упраздните барьеры, которые визуально находятся между вами. Затем предложите своим гостям занять свои места. В частной жизни, а также на приемах женщины могут не подниматься со стула до тех пор, пока к ним не подойдет дама старше. Кто действительно старше или моложе, распознать, конечно, не всегда просто. Если же вы встали перед более молодой дамой, то приличий вы не нарушите, поскольку подняться с места всегда является знаком уважения.

Прибывшие на светские мероприятия должны быть представлены присутствующим. Старший по рангу должен первым получить информацию о человеке, стоящем перед ним.

Как правильно обратиться

Во многих случаях корректное обращение звучит так: приветствие, господин/госпожа, фамилия. Коварным дело становится, если сюда присоединяются дворянский титул и ученая степень, которые следует упомянуть в обязательном порядке. Причем нельзя забывать, что дворянский титул – это составная часть имени.

Всем приятно слышать свое имя, но только в том случае, если оно произносится правильно. Неоднократно неправильно произнесенное чье-то имя производит впечатление невежливости. Хотя умение с ходу запоминать имена деловых партнеров – задача не из легких. Переспрашивать при первом контакте – не преступление. Но, пожалуйста, не переспрашивайте три раза подряд. Это уже будет невежливо. В процессе беседы время от времени обращайтесь к своему деловому партнеру по имени или же назовите его при прощании. Но только не перестарайтесь при этом.

Деловой этикет требует приходить вовремя на встречу. Точность – вежливость королей. Если вы сделаете пунктуальность чертой своего характера, то прослывете надежным человеком.

  • • Невежливо заставлять себя ждать. Всегда приходите вовремя.
  • • Правило о допустимости пятнадцатиминутного опоздания никто уже не соблюдает. В лучшем случае вам могут простить пять-десять минут.
  • • Приходить раньше назначенного времени тоже не следует (даже на частную встречу). Лучше немного прогуляться.

Если вам назначили время деловой встречи или вы должны прийти по приглашению в назначенный срок, необходимо рассчитать, сколько времени вам потребуется на дорогу, и подготовиться в соответствии с графиком движения транспорта. На собеседовании, важных деловых встречах вы не должны появляться в спешке – это производит плохое впечатление. Вы не должны бежать (в метро, к самолету). Оставьте немного времени до начала встречи, чтобы собраться с мыслями (например, за пять минут до начала вы можете спокойно обойти вокруг здания). Не планируйте приезд в последнюю минуту. Запланируйте также запасные варианты проезда[4].

Транспорт не продвигается ни на метр уже полчаса. Вы планировали в это время занять место на стоянке, а не стоять в пробке. Какое впечатление вы произведете, если опоздаете на переговоры? Вы уже слышите вопрос: "Сможете ли вы произвести поставку в срок?" Что делать?

Если вы понимаете, что опаздываете, позвоните деловому партнеру и сообщите о задержке. Никто не будет иметь к вам претензий, если вы попали в непредвиденную пробку или ваш поезд опоздал. Когда вы приедете, извинитесь за опоздание.

Во многих африканских и южноамериканских странах принято приходить на целый час или еще позже назначенного срока. Поэтому во время пребывания за границей необходимо справиться о традициях соответствующей страны!

  • [1] Квитшау А., ТабернигХ. 100 важнейших правил бизнес-этикета. С. 64.
  • [2] Квитшау А., Таберниг Х. 100 важнейших правил бизнес-этикета. С. 74.
  • [3] Там же. С. 81.
  • [4] Ханиш X. Деловой этикет для работы и карьеры. С. 103.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>