Полная версия

Главная arrow Этика и эстетика arrow Этика деловых отношений

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Стандарт, или норма, становится формой

Да, действительно существует стандарт для составления деловых писем. Хорошо, что стандарты эти только рекомендуется соблюдать. Правила письма и составления при обработке текстов составляют основу профессиональной корреспонденции в сфере экономики и управления. Секретари и офис-менеджеры целенаправленно муштруются при обучении этим стандартам, и в этом есть свои преимущества. Таким образом ваше предприятие не подвергнется опасности курсирования бесчисленных форм "самиздательских" писем.

Как правильно написать приглашение

Сделать приглашение не значит просто отправить пригласительную открытку. Существуют различные формы приглашений в зависимости от повода и статуса гостей, которых вы приглашаете. По любое приглашение должно содержать следующую информацию:

  • – дату;
  • – время;
  • – место;
  • – повод.

Приглашение на большое торжество вы должны отправить не менее чем за один месяц до события. Приглашение на небольшую встречу личного характера может быть отправлено за менее короткий срок.

Прежде всего необходимо выбрать форму: письменную или устную. Выберите форму приглашения в зависимости от повода и от того, кого вы приглашаете[1].

Письменное приглашение, сделанное со вкусом

Для приглашения на официальное торжество необходимо письменное приглашение. Здесь речь может идти как о письме, так и об открытке. Но при этом они должны быть вложены в конверт.

Приглашение, написанное от руки, считается самой вежливой формой, хотя и требует значительных затрат. Выполните эту работу, если у вас хороший, красивый, разборчивый почерк. Орфографических ошибок следует избегать, так как исправления недопустимы.

Вы можете написать приглашение на компьютере, но при этом проследите, чтобы не потеряться в полиграфических дебрях, шрифтах и символах вашей программы. Важное приглашение (на открытие магазина или свадьбу) лучше заказать в типографии или у художника-графика. Вы должны обязательно поставить свою подпись на приглашении. Воспользуйтесь при этом авторучкой, а не карандашом или фломастером.

Составьте приглашение в торжественном и вместе с тем простом стиле, чтобы приглашенный мог быстро получить всю необходимую информацию. Наряду с информацией, указанной выше, вы должны указать предусмотренную форму одежды.

Если для приглашения на официальное торжество письменное приглашение обязательно, то в случае празднования, например, дня рождения в офисе оно может придать этому событию особое значение.

Рассылка приглашений по e-mail получила широкое распространение, особенно на предприятиях сферы информационных технологий. Но это производит впечатление неофициального приглашения. В зависимости от круга приглашенных вы должны подумать, подходит ли такой вид приглашения для данного случая. И не забудьте указать важную информацию и попросить прислать ответ.

Если вы делаете приглашение устно, можете позвонить приглашаемому по телефону. Если вы не можете дозвониться, воспользуйтесь автоответчиком, электронной или голосовой почтой. Но в любом случае необходимо позвонить приглашаемому еще раз.

Устное приглашение возможно в том случае, если приглашаемые уже знают, где состоится мероприятие.

Просьба прислать ответ выглядит не очень красиво, но ее всегда можно найти на любом письменном приглашении: "Прошу ответить". Часто приглашающие называют срок, до которого вы должны сообщить о своем согласии или отказе. Ни в косм случае нельзя нс соблюсти этот срок. Лучше ответить сразу, даже если срок не указан. На письменное приглашение следует отвечать письменно. Но не в форме короткого сообщения по мобильному телефону. Поблагодарите за приглашение и сообщите, что вы и сопровождающее вас лицо (если вы придете не один) очень рады этому визиту. Получив приглашение в устной форме, сообщите не позднее чем на следующий день, принимаете ли вы его.

На визитной карточке кроме фамилии необходимы сведения, позволяющие связаться с вами по телефону или найти вас по адресу:

  • – для новых клиентов организации;
  • – для деловых партнеров, с которыми вы встречаетесь на ежегодной выставке;
  • – для интересных людей, в памяти которых вы хотите остаться.

Чтобы предоставить возможность связаться с вами, сообщите, где вас можно найти. В этом поможет карточка. Кроме того, карточка всегда являлась свидетельством репутации: в настоящее время карточка с логотипом организации, на которой указаны фамилия, название организации, адрес и номера телефонов, может служить особым видом рекламы. Если у вас нет возможности заказать оформление карточки вашей организации, вы должны придерживаться следующих правил:

  • – в центре должна быть написана фамилия с титулами;
  • – справа внизу – почтовый адрес (прежде всего служебный);
  • – слева – номера телефонов, адрес e-mail и адрес вашего сайта.

Как правило, размер карточки соответствует размеру чековой карточки, поэтому ее можно носить как в бумажнике, так и в портмоне.

Подходящим моментом для вручения карточки является светская беседа с аперитивом в начале праздничного мероприятия. Это не обязательно делать в самом начале разговора, но и ждать до его окончания не следует. Во время еды не следует обмениваться визитными карточками. Сделайте это, когда обед или ужин будет закончен. Но не забудьте это сделать! Если вы ведете беседу в небольшой группе до пяти человек, вы должны вручить свои карточки всем участникам разговора (даже если это ваши коллеги).

Сделайте это как бы между прочим и не торопите ваших собеседников, чтобы они могли спокойно прочесть, что написано на вашей карточке.

Если вы получили от собеседника карточку, вручите ему свою.

  • [1] Ханиш X. Деловой этикет для работы и карьеры. С. 115.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>